3.参考《市政基础设施工程资料管理规程》、《建筑工程资料管理规程》中工程资料分类表,将建设单位栏中所列的内容进一步细化。按照市政污水工程建设程序、阶段性质进行分类,并详细注明文件的份数要求、形成部门,并细化到文件的形成责任人。档案人员要从归档范围就做到一目了然,一清二楚,便于日后的主动跟踪收集。
4.在《市政基础设施工程资料管理规程》中所列A类文件中,工程招投标文件收集范围规定比较粗框;作为建设单位,不论是勘察招标还是设计、施工、监理、设备招标,招标工作全过程有保存价值的文件都应归档。不单指招标文件和投标文件,还应包括招标工作的请示、批复、授权委托书、招标代理合同、资格预审文件、资格预审评审报告、招标登记、招标公告发布单、招标通告、招标文件、答疑文件、澄清文件及招标备案文件,投标报名表、开标签到、开标记录、投标书及投标文件,评标专家名单、评分表、评标专家意见、评标报告,中标结果公示、中标通知书等招标、投标、评标过程形成的资料。
(二)制定档案收集的制度
1.建设项目档案的收集、整理是项目负责人(项目经理)及各项工作具体经办人的基本职责。
2.建设单位项目经理对工程负责,同时也要对工程档案负责, 要重视工程文件的收集, 从开工抓起,在项目部施工现场委派一人负责收集和管理现场形成的资料,并按资料室的规定向档案人员移交。
3.各工程项目负责人及业务经办人有责任在项目结束、告一段落或完成某一阶段时组织收集、整理相关文件,并交资料室归档;
4.建设项目档案的收集可在项目完成时进行。对于周期长、文件数量多的项目,可采取阶段完成或子项完成时进行收集;对于某些因故中断或暂缓建设的项目,应注意及时收集那些已经产生并积累的文件材料;经济性、保密性强的文件资料应随时归档。
(三)确定文件归档的质量要求
归档的工程文件应为原件;内容必须真实、准确,与工程实际相符合;归档的文件在书写材料、字迹、用纸、竣工图章、案卷编目、装订等方面都要按《建设工程文件归档整理规范》的质量要求执行。目前,工程文件材料的归档工作尤其要注意以下问题。
1.工程资料中的编制单位、日期、页码是否标注,题名表述是否清楚,包含了工程名称、专业名称、文件的内容等。
2.归档的工程文件需盖章时,公章要清晰,避免模糊不清;公章不能盖在没有正文、只有编制单位和日期的页码上。
3.各类合同、协议书等重要的文件,各方法人代表签字或项目负责人签字时,应当尽量正规,避免过于艺术和潦草,导致无法辨认。
三、掌握建设项目档案收集的方法
建设项目档案是否收集齐全、完整,整理是否科学规范反映着工程建设的质量和水平。档案的收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。
1.建设单位在与设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位、设备供货、安装单位等工程项目各参建单位签署各类合同、协议时,要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等。或在各项工程招标文件技术规范中设有专门条款来说明工程资料的要求。待参建各方按照合同约定提供资料齐全无误后,由档案人员出具证明,财务人员方可进行尾款结算。
2.在工程项目立项的前期,档案人员负责与项目前期各业务经办人员进行档案收集工作培训,详细说明归档资料的质量、数量要求。
3.工程开工时,施工单位、监理单位、设备供货和安装单位及各分包单位进场后,建设单位档案人员应在项目经理的组织下,向各参建单位进行档案工作的培训,详细说明各参建单位在工程建设过程中形成的凡属建设单位应当归档保存的档案收集的具体质量和数量要求。
4.工程施工过程中,建设单位项目经理应负责组织检查施工单位、监理单位工程文件的形成、积累和归档工作;档案人员可根据施工、监理单位竣工资料的组卷情况,到施工现场定期检查或不定期抽查竣工档案的完成情况。
5.关于竣工资料的验收工作。工程完工后,建设单位项目经理应适时成立档案验收小组,组织土建、工艺、设备、电气等各专业人员严格查验竣工资料,检查资料内容是否准确、是否有缺项、图物是否相符,签字盖章是否齐全等。档案人员也要取得项目经理的支持,可分阶段到施工单位和监理单位查验竣工资料的组卷情况并加以指导,提高竣工资料的质量。
6.档案员对收集上来的工程文件再进行检查、验收和鉴定工作。各类工程文件形成部门或经办人,在向资料室移交时,都要进行检查、验收和鉴定工作,符合存档要求才可办理移交手续,再进行分类归档工作。主要是检查案卷题名撰写是否规范;编制单位、日期是否标注清楚;该有责任人签字的地方是否签字齐全;公章是否加盖正确和齐全;文件有附件的,检查附件是否齐全等,这些看似是小问题,但是不注意检查,就会给日后档案利用带来更多的麻烦。
建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,注重建设项目档案的管理工作,就让我们从重视收集工作开始。