在北京市委十届七次全会上,市委书记刘淇同志作了题为《从建设世界城市的高度努力提高首都科学发展水平 加快实施人文北京、科技北京、绿色北京发展战略》的工作报告,提出“借鉴上海浦东新区、天津滨海新区调整行政区划的经验,加快推进行政区划改革和重点功能区整合”。上海市将南汇区行政区域划入浦东新区,天津市撤销塘沽区、汉沽区、大港区,设立天津市滨海新区。目前,北京也在积极探索行政区划改革和重点功能区整合工作。现在北京市有一个市级综合档案馆,一个市级专门档案馆,按照行政区划设立18个区县级档案馆。未来行政区划改革和重点功能区整合将打破档案管理的行政区划框框,区县档案部门之间的交流与合作将会增强,档案管理的体制机制将有新突破。

四、世界城市建设促使首都档案信息资源共享工作提速,远程服务能力进一步提高

档案信息资源共享可以增大档案信息的价值,避免档案资源浪费,档案信息在更大范围的应用共享是档案工作的最终目的,也是档案工作进一步发展的内在要求。

北京市档案资源建设取得了很大成果,为档案信息资源开发和共享奠定了基础。截止到2008年底,全市各级档案部门拥有档案机读目录5941万条,档案全文数字化近7000万页,市区两级档案馆建立了专题档案信息资源库。②市档案局2009年组织了全市国家综合档案馆民生档案资源共享和农村档案资源共享两项试点工作。选取昌平区、平谷区的4个村作为农村档案资源共享试点村,试点工作已经圆满结束。全市国家综合档案馆民生档案资源共享工作也正在积极开展之中。这些都是对档案信息资源共享工作的有益探索,是便民工程和民心工程。

北京市档案资源整合、共享程度与建设世界城市的要求相比,与公民档案信息需求相比还有差距。欧美各国在档案资源社会共享方面所积累的经验值得我们学习。美国档案与文件署(NARA)在20世纪90年代组织建成了档案信息导航系统(NAIL),能检索到200多个档案馆(包括10个总统图书馆)的数字化资源,英国建立了全英联合王国的共享网络。③北京其他行业资源共享工作也值得档案行业学习。例如北京市科委建立“首都科技条件平台”对分散于北京近百所高校院所的科技资源进行有效整合、开放共享,实现了企业科技研发需求与科技资源供给的有效对接。

档案部门要探索建立“首都档案信息资源共享网络平台”。在组织上由市档案局(馆)统筹领导,各区县档案馆积极参与。平台以数字资源建设为核心,以共建共享为基本途径,努力建成资源丰富、技术先进、服务便捷、覆盖城乡的数字档案服务体系。平台以网站为外在表现形式,其后台数据库包括相关的档案信息资源数据,可以通过网站的检索界面搜索相关的档案信息资源。档案信息资源共享系统由各个专项档案信息资源共享子系统构成,实现文书档案、科技档案、专门档案等各类档案资源的共建、共享。利用者所需档案信息只要保存在某个档案馆内,即可在首访的档案馆查询并可异地开具档案证明。

档案部门要开展首都档案信息资源共享模式与运行机制、档案信息资源共享相关法律问题的研究,为首都档案资源共享提供理论支持。档案信息资源共享是一个系统工程,涉及的档案信息管理领域是一个较新的领域,共享模式和运行机制需要加强研究。信息资源共享方面的立法不完善,影响档案信息化的发展。档案部门要不断协调和解决档案信息资源利用与安全、档案信息公开与保密等之间的矛盾,通过制定和实施相关法律,鼓励档案部门开展档案信息服务。

五、城乡一体化建设的加快要求档案部门对产生的问题作出及时应答