例如广东大亚湾核电站的业主广东核电合营有限公司,是一家中外合营企业,建立了规范化的现代企业制度,实行董事会领导下的总经理负责制。公司是完整的独立法人,能够全权决定和处理核电站建设中的所有问题,并承担责任。一方面它遵循国际惯例,引入竞争机制,采用招标、投标、签订合同的手段选择最佳供货商和承包商。整个项目除核岛设备和核燃料供应、常规岛设备供应及工程服务三个主合同外,还有关键合同60多份,而全部合同近千份。另一方面它实行严格的质量保证管理,文件和档案在大亚湾核电站工程建设中体现了它们的应有地位。①

再如在德国早期核电站建设过程中奈卡河左岸的一座单堆核电站,在运行了20年后,因档案资料不全而被通知停产。由于补全这些档案的费用高过于它剩下寿期里所能创造的价值,于是业主决定让它就此永久停产。②

以上两个案例从正反两方面反映出文档工作在核电行业的重要性。与其他行业相比,核电企业的文档工作地位更加突出得重要,文档工作是否做好,关系到核电企业能否健康发展,甚至决定了企业的存亡。

二、核电文档的特点

文件收集的时间长、类型多、数量大,核电站的文件收集时间长达几十年,类型数百种以上,数量几万卷乃至数十万卷,这是由于文件收集贯穿于核电站从前期准备、选址、建设、运行到退役的全生命过程,也是涉及的单位多、人员广的直接结果。

1.文档内容复杂

核电站的工程建设和运营管理涉及到很多领域和行业,涉及到相当多的学科知识,具有大学科、广领域、高要求的行业特点。

首先,文档内容十分复杂。不仅知识面广,而且专业性强。文档涉及单位多,不仅涉及核电档案主管部门、核电项目的业主和营运单位,还涉及总包商(工程公司或承建单位)和专业分包商(勘察单位、设计单位、建造单位、安装单位、调试单位等)以及监理单位等。

其次,文档设计人员广。不仅涉及上述核电有关单位的法定负责人、所属业务技术和文档管理等部门的负责人,还涉及与文件档案有关的全体人员。

一个核电站的建设大致要分两个时期:生产准备时期和电站运营时期。在生产准备时期又有若干阶段——设计阶段和施工建设阶段,在每个阶段会涉及很多不同的部门,比如一个建筑工程,有总包商,又有各专业的分包商。大亚湾核电站的生产准备由外方全面负责、中方参与,电站投产三年后运营转由中方负责。从岭澳核电站一期开始,生产准备和电站运营由中广核集团负责;之后通过安全生产实践,自主掌控机组运行的核心能力,提高关键设备维修的自主化水平,具备核电生产过程中自主化诊断和自主解决各类技术问题的能力。

核电企业的过程复杂性和参与单位、人员数量多的特点决定了核电企业的业务接口繁多、复杂,由此必然导致业务文件档案的复杂特点。

2.文档生命周期长

国际上的研究成果表明,据保守估计一个核电站的安全使用寿命为40年。以大亚湾核电站的情况来看,20世纪80年代初期开始设计,其主体工程于1987年8月开工,1994年5月6日全面建成投入商业运行,设计、施工阶段耗时十多年,再加上运行之后的使用寿命40年和关闭之后需要安全处理的一段时间。一个核电站从无到有、再到最后报废的完全生命周期至少有五六十年。所以核电站的一些重要文档的生命周期都定为长期或永久。

3.文件要求质量高

因为核电文档的质量关系到核电厂的安全性、可靠性和经济性,特别是运行期间的安全性,所以要求核电文件具有极高的真实性、完整性、可靠性和可用性。例如需要不同载体的异地备份。

4.文档类型和载体广泛

虽然核电项目文件大多数已经电子化,但纸质文件和电子文件仍然并存,因为与建造、安装、调试和维修有关的图纸和现场使用的文件还需是纸质的,这就更增加了文件档案的载体类型。核电站的文档除了常规的行政、党群、人事财务和审计等方面的文档外,更多的是与核电站的行业特点直接先关联的技术性、记录性和管理性文档,这些文档的类型较多,专业性较强。以大亚湾为例,比较重要的文件类型就有:各种类型的程序文件(管理程序、技术支持程序、运行技术程序、维修技术程序)、各种类型的记录报告(按照不同的物项活动的功能划分)、各种类型的合同文件、信函和备忘录文件、贯穿核电站建设和运营生产的各类技术支持文件、各类变更文件(设计变更、设备制造变更、施工变更、调试变更等)、各类工作票等等。另外,文档的载体除纸介质外还包括缩微片、X光片、照片底片、录音带、磁带、磁盘、光盘、记录卷纸等。

5.文档信息需求响应及时

核电站的安全运行以及大修、抢修和工程改造等,对文档信息的快速获取有很高的要求,这不仅会影响核电站机组的安全性,而且也会因延误工期而造成重大的经济损失。核电站所有与质量和安全相关的活动必须依照文件去行动,这就要求文档管理部门能够及时地为用户提供所需的文档信息资源。要从大量的文档中快速地发现和定位所需的文档,这就必须依赖于一个稳定直观的文档分类体系。

基于以上分析,核电文档工作在企业生存与发展中占有举足轻重的地位,核电文档因核电站管理的特殊要求而具有区别于其他电站的特点。