而放开人事档案的“建档权”和“管理权”,让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。因此,在人事档案管理体制的变革方面,改变“一元管理”制度设计的内容,实行“多元管理”的新制度,即坚持人事档案管理的“属地原则”(档案在哪个单位形成,就保存在哪个单位)和用人单位的建档原则(每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案),不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性,而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。 三、人事档案的内容重构
依据《干部人事档案收集归档规定》,传统人事档案中包含的“十大类”材料中,比较受重视的是体现较强政治性的政审材料,考察、考核等材料,而这些材料对于人事档案根本价值所在的人力资源管理作用有限。所以,人事档案管理部门应当淡化人事档案包含内容的政治性色彩,充实那些有利于人力资源管理功能实现的信息,促进实现其对人力资源管理的重要意义。即我们要从适应现代化人力资源管理发展需要的角度出发,通过拨云见日,淡化千篇一律的“组织意见”等政治性内容,充实学绩、业绩等内容,更好地为人力资源管理服务。
在人事档案中,增加学绩档案的内容是十分重要的。人才档案包括学绩和工作业绩两个部分。学绩,即关于一个人学习成绩方面的记录,包括人们工作前在学校学习和工作后在职学习的成绩两个部分。当然,这里的学习是一个广义的概念,不仅指文化课的学习,也包括文艺、体育等方面的成果。人的学习成绩,虽然不能代表能力的全部,但也可以在很大程度上反映一个人的能力,特别是学习能力强弱,对于人员的评价有着非常重要的参考作用。业绩档案是动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录,主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。
四、档案馆内建立人事档案中心
人事档案与其他专门档案一样,有其独特性,但仍为档案的一种。依照相关法律法规,不能游离于档案馆之外,还是应该保存在档案馆中。
人事档案虽然名义上叫作档案,事实上游离于档案体系之外,由组织人事部门管理,但由于没有执法权,是一种软管理,导致多头管理、无人管理等一系列的混乱。同时,我国目前有大量的人事档案长期滞留在各级人才流动服务中心,中国人民大学陈兆祦教授认为,这也并不是一个好办法,还是应该充分发挥各级国家综合档案馆的作用。可以参考借鉴现行文件利用中心的一些成功经验,将已形成的传统意义的人事档案,放在档案部门的人事档案管理中心,集中提供利用服务,非传统意义上的履历、业绩,各单位可建电子式档案按人头管理,实体档案集中到各级档案馆。档案馆下建立人事档案中心,国外已有成熟的经验可以借鉴。如加拿大的公共档案馆下面有八个文件中心,其中一个就是全国性的人事文件中心,负责保管离职及死亡的政府工作人员的人事文件资料。美国国家档案与文件署设置国家人事文件中心,是专门保管所有离职人员的人事档案的部门,内设文职人员人事文件部和军职人员文件部。
参考文献:
1.朱玉媛.现代人事档案管理.北京:中国档案出版社,2002.
2.陈兆祦.应当改革人事档案的“终身”制.档案学通讯,2003(9).
3.邓绍兴.改革干部人事档案业务工作的思考.北京档案,2005(7).
4.邓绍兴.人事档案教程.北京:中国传媒大学出版社,2008.