(四)服务效果不佳

由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因,档案馆的服务效果是可想而知的,不管是同国外的档案馆相比,还是同国内的图书馆、博物馆等文化事业机构相比,我国档案馆的利用率普遍比较低。利用率低下、利用效果不满意,这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。

二、加强档案馆公共服务能力建设的对策

(一)转变观念,强化公共服务意识

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。档案馆要增强公共服务能力,如果不在观念上解决问题,就难以在行动上有所作为。档案馆工作人员必须加强社会服务意识,充分认识档案馆是公共文化事业机构,公共服务是档案馆的基本职能,档案馆的建设要充分体现公共服务机构的特征。同时要加强全社会对档案馆公共服务的认知度,利用多种途径加强宣传,并开展有效的公共关系活动,将现代档案馆的理念、档案馆提供的服务以及档案馆正在发生的巨大变化告诉社会、告诉公众,积极实践,让社会了解档案,让档案走进社会,使社会公众改变对档案馆的传统认识,树立起良好的、新型的档案馆形象,把档案馆建设成为广大民众求知、寻史、教育、休闲的必去场所。

(二)充实馆藏资源,优化馆藏结构

丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。档案馆要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象,就必须加强档案接收和征集工作,充实馆藏资源,优化馆藏结构。为此,各级档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况,积极收集相关的档案与资料。只有这样,才能使入馆的档案与资料具有浓郁的地方特色,档案馆才有自己独特的存在价值和独特的文化品位。

在当今电子政务环境下,根据政务信息公开的需要,在档案馆内建立现行文件阅览中心,提供现行文件查阅服务,这也是档案馆优化馆藏结构、拓展服务内容的又一重要举措。现行文件阅览中心是档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上,以政务信息公开为基本任务,方便社会各界、特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构。为了切实发挥现行文件阅览中心与阅览室在公布政务信息中的作用,档案馆应通过各种渠道加强对这一政务信息公开新形式和档案馆服务功能延伸的宣传,使社会各界对这一新生事物有所了解和认识。 　　(三)利用手段应多元化

积极主动地从利用者角度来开展多元化的公共服务是提高档案馆公共服务能力的最好体现。其一,充分发挥窗口作用。主要是充分发挥“调阅利用窗口”和“现行文件服务窗口”这两大服务窗口的示范作用,进一步提高窗口的服务质量。这两大窗口是档案馆的形象窗口,提高它们的公共服务能力是提高整个档案馆公共服务能力的关键。其二,大力开发档案信息资源。借助档案馆馆藏资源优势,根据不同时期用户的不同需求,向社会推出编研精品,还可以通过开展主题展览、学校教育、邀请参观、信息咨询等方式吸引广大民众到档案馆来。其三,进一步提高档案开放程度。加快档案开放步伐,抓紧作好大量未开放但依法可以提前开放的涉及经济、科技、文化及公众合法权益的现行档案的开放工作,把现行档案开放与政府信息公开有机地结合起来。

(四)简化查阅手续,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”

与一般的图书资料不同,档案具有保密性,不同密级的档案,其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案,需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。笔者认为,繁琐的查阅手续确实给公众利用档案带来诸多不便。档案馆可以在依据本国国情和本馆实际情况的基础上,积极借鉴国外经验,合理简化查阅手续,尽可能减少利用档案的各种条件限制,降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”,为公众利用档案提供便利。

(五)优化服务环境,为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处

环境的优劣对于利用者心情的好坏、工作效率的高低有着直接的影响。档案馆在服务环境上进行优化,不仅有利于提高工作效率,而且可以淡化档案馆的神秘色彩,使利用者在利用时感到轻松自在、心情舒畅。为此,档案馆需要优化服务环境,为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处。

首先,营造一个良好的工作环境。通过提供形式多样的检索工具体系,配备各种科学、易用的利用设备,开辟宽敞明亮的阅览大厅等,满足利用者的工作需要。利用者到阅览大厅通过目录索引、书目卡片等检索工具方便查找;也可以通过计算机查阅,在电脑上寻找自己所需要的档案资料。档案馆还为公众提供缩微复制件,利用者通过阅读复制机可以直接从缩微胶片上获取复制件。阅览大厅设有复印机,供利用者自由使用。