按照劳动人事部、国家档案局1985年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准(试行)》的规定,档案馆人员编制是按照馆藏档案(包括具有档案价值的资料)数量计算的,即以馆藏档案一万卷确定编制基数:地、县(区)及县级市档案馆五人,馆藏不足一万卷,编制适当减少,但不少于三人;地区级城市档案馆七人;省、自治区、直辖市及其他大城市档案馆十人。如果馆藏超过一万卷不足三十万的,其超过部分每五千卷增配一人;超过三十万卷的,其超过部分每七千卷增配一人。那么国有企业档案部门出于自身利益考虑就不会积极、主动开展对到期会计档案的鉴定销毁工作。这个标准已经试行20余年,存在如何使档案馆人员编制标准更趋于科学化和合理化问题。一是目前档案现代化管理水平提高;二是此标准不符合“精减、效率”的原则;三是标准设置幅度应该调整,社会发展迅速,每年形成的档案数量倍增,如果还按每七千卷增配一人,已经与实际不适应,也会造成编制部门不能对档案馆人员合理配置。 　　二、企业会计档案鉴定销毁中的对策

1.转变观念,坚持经济效益与社会效益的辩证统一

首先,转变企业和档案管理部门的观念。档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种效益,所存档案若不能满足社会的需求或者保存档案的付出与满足的需求相比得不偿失,那么保管档案就变成了无效劳动。特别是在市场经济发展的今天,在档案部门财力有限、库房紧张的状况下,更需转变只重视社会效益而忽视经济效益的观念和做法,在对到期会计档案的鉴定销毁工作中重视保管费用等因素,积极开展鉴定销毁活动,这对优化馆藏,提高效益具有重要意义。

2.制定更为细致、量化的档案鉴定制度,增加可操作性

加强档案鉴定理论的研究,使其更有利于指导实践。档案部门应注重研究一些操作性强的工作规范和工作标准,并在制订会计档案的鉴定销毁细则时考虑到保管费用因素,如可修改现有保管期限表,将保管期限的划分进一步细分为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等,在确定该文件究竟该保存多久时,应将费用因素考虑进去,这样在鉴定的具体工作标准中减少了人为因素的干扰,使其更具有科学性,更能体现效益原则。

3.创新档案鉴定销毁机制,提高管理效益

(1)把档案鉴定工作纳入企业内控制度

要把会计档案的鉴定销毁工作落实到位,有必要纳入企业内控制度,每年按内控流程定期开展对过期会计档案的鉴定销毁工作。鉴定销毁工作不是可干可不干的事情,而是必须要干的工作,在流程中明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务,通过程序的合理性、科学性,尽可能地减少人为因素对会计档案鉴定销毁工作产生的风险。

(2)建立档案专业鉴定销毁中介机构

企业内部自己审核自己的会计档案是否应该销毁也存在其风险性,如同现在审查医疗事故,医疗系统自己查自己,存在可信度和公正度问题一样,国内外目前趋向的做法是交给第三方暨中介机构来评价比较合理。作者认为在会计档案鉴定销毁方面也可以创新机制,建立中介机构专门来做这件事,一可以解除企业领导不必要的心理负担,二可以较科学地进行会计档案销毁工作,三可以带来新的经济增长点,当然这需要国家制定出台相关政策允许。

(3)在各级政府档案管理机构中成立档案鉴定销毁机构