第三,定期培训村级档案人员。定期对村级专(兼)职档案员进行档案业务知识培训,或通过以会代训形式进行指导,使他们了解新农村建设进程和档案工作发展动态,掌握必要的专业业务知识和技能,增强做好工作的信心和责任感。

第四,对乡镇档案工作进行有效的监督、指导和管理。有针对性的业务监督和工作指导,加上乡镇档案人员的自身努力,可以使一个乡镇的档案工作得到快速提高。监督、指导可以通过培训形式,也可以通过上门方式。平谷区马昌营镇将村级档案工作纳入包村干部职责范围,通过对包村干部进行档案业务知识培训,使他们在掌握了基本的档案管理知识后,再协助和督促所包村镇做好新农村档案的收集、整理、归档工作。另外,他们还将此项工作纳入年终“五个好”党支部的评比考核指标体系,建立了相应的奖惩制度。这样既检查了争创“五好支部”的工作情况,也促进了村级档案管理工作。该做法实行两年来,有效地解决了村级档案归档难、归档不齐全的现象,在规范农村政务和村级档案齐全完整方面收到了较好效果。

二、乡镇档案部门的组织协调是新农村建设文件材料齐全完整的保障

乡镇政府作为行政村的领导机关,是新农村建设的组织者和管理者,直接或间接负责新农村的组织、规划、设计、实施等工作,掌握着新农村建设中形成的大量文件材料。以平谷区为例,在2006年新农村建设中,全区42个部门共实施新农村建设项目69项,涉及产业培育、村庄布局、基础设施、环境整治、农民培训、社会事业、基层民主和政治建设等十个方面,其中90%以上是政府主导的项目,其余部分也是由政府组织协调的项目。因此,乡镇政府不仅是新农村建设文件材料的直接生成者,也是新农村建设文件材料上传下达的中转站,在确保新农村建设文件材料的收集工作上起着决定性的作用。