1、社会时代背景的相似性。计算机及网络技术的飞速发展改变了世界,也为信息的传输开辟了一条崭新通道。人们对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展,极大地加快了速度,降低了成本,信息的传递变得极为便捷。“开放存取”就是在上述条件下出现的利用计算机和网络进行运作的传播学术信息资源的运动。计算机及网络改变着世界,当然也改变着档案领域,使网络环境下的档案信息资源共享成为可能,改变了档案在实体形态中多为孤本、传递信息功能低、靠直接读取原件获得信息的方式导致档案信息的效用存在很大局限的状况。网络信息以其开放的、互动的新型信息结构取代传统信息的封闭的、自上而下的传递模式,大大拓展了档案信息传播范围,提高了档案信息的传播效率。

2、理念的一致性。开放存取倡导免费、开放的理念,以求借助网络将各个学科和领域的信息资源及时迅速、无障碍、高效率地传送给每一个需求者。而在当今社会发展速度加快,经济步入知识时代的形势下,自由无障碍地、完整地利用信息也正是档案信息资源共享所追求的核心目标。档案领域正需要借助“开放存取”这样的理念来指导自身的实践,真正树立为全社会提供全面信息服务的开放的档案管理思想,大力开发档案信息资源,使隐性知识转化为显性效益,实现其存在价值,促进人类的进步与发展。

3、特征上的共同性。“开放存取”信息资源主要有以下几个方面的基本特征:(1)在信息交流内容方面,开放存取提供学术交流平台,对具体交流的信息只有质量上的控制,而没有内容和形式上的严格限制。(2)在获取途径方面,强调开放传播,为此要使同一文献可以以多种途径检索与阅览,交流范围覆盖整个互联网,各系统间具有良好的互操作性,以免费或收取少量费用的方式减少获取障碍。(3)在文献的使用权限方面,极大地扩充了读者对文献的使用权限,可以为教学、研究、学习等目的而公开复制、打印、利用、扩散、传递和演示。(4)在交流方式与交流效率方面,重视提高信源、信宿交流的直接性和互交性,可以实现作者、读者、编辑之间一对一、一对多、多对多的交互模式,重视提高学术交流的时效性,增进文献处理自动化程度,缩短出版周期。而“开放存取”的这些特性正契合了人们期望档案信息资源共享中系统所拥有的特性。

三、基于“开放存取”理念实现高校档案信息资源共享的探索

1、树立高校档案信息资源共享的服务新理念

(1)树立“信息共享”的服务理念。随着高校教学、科研工作的发展,高校师生挖掘信息需求也在日益增长。这就客观上要求高校档案馆信息资源服务的出发点与落脚点,都必须坚持以人为本,形成“信息共享”的理念,在开展档案信息服务过程中,注重解决问题、满足信息需求,发挥网络环境优势,达到“信息共享”的基本要求。

(2)树立“公平、主动、开放”的服务理念。随着信息公开的推进,高校档案部门面临的将是频繁利用档案的公众,这决定了档案的服务性、公共性和开放性功能需要日益增强。要做好档案信息资源共享工作,使之充满生机和活力,档案部门应树立主动服务意识和超前服务意识,本着“一切为了群众,一切方便群众”的原则,建立更为便民利民的档案信息开放与共享机制。