建立科学的乡镇档案管理模式具有十分重要的意义,一种好的模式可以产生长效机制,起到决定性、改革性作用。原来传统的乡镇机关档案工作模式是在计划经济时代形成的,在当时具有一定的合理性,但同时也明显地体现出阶段性。现在随着我国经济体制的深刻变化以及社会主义新农村建设的深入,原有的模式在体制、机制和档案管理方式等诸多方面都显现出了不相适应之处,我们只有通过对乡镇档案管理模式的积极变革才能实现新的适应。
2.探索适应时代要求的档案工作管理模式。根据各地探索的经验,我们需从中总结出一种相对科学可行的组织形式在我区进行试点,并在取得成功后加以推广,使乡镇档案工作的机构和人员得以真正落实。2008年,我区档案局研究完成了由上海市档案局立项的《社会主义新农村建设中的乡镇档案管理模式研究》的科研项目,并已在庄行镇建立了档案工作的实体机构——“庄行镇档案信息服务中心”,由办公室主任兼任主任,原镇机关档案人员为专职副主任、另配一名档案协管员,形成由镇党委、政府领导全镇档案事业,党政办是档案工作的负责机构,镇档案信息服务中心是乡镇档案工作的事业服务机构的管理模式。镇档案信息服务中心作为全镇从事档案工作的实体机构,负责对乡镇机关及辖区所属单位档案工作进行规划、监督、指导,并对档案实体进行管理、提供利用服务。从而确保《档案法》规定的乡镇政府在档案工作中对档案实体的保管利用和对基层档案工作的监督指导两大职能全面履行。
(三)经费保障——把社会主义新农村建设档案事业发展资金列入公共财政预算
在区、县档案事业经费年度预算中,把社会主义新农村建设中发展乡镇档案事业的经费列入预算,用于乡镇机关和基层单位合格档案室建设,解决必须的档案装具,为基层档案工作的正常开展创造必要条件。同时按照《档案法》要求,对在发展乡镇农村档案事业中贡献突出的集体和个人给予适当奖励,推动乡镇档案事业的不断向前发展。
“城市反哺农村”的理论和实践告诉我们,我国经济的不断发展为各级政府在社会主义新农村建设中加大政府的财政投入提供了可能。党和国家把努力解决“三农”问题摆到了十分重要的位置,在社会主义新农村建设实践中,各级政府、各行业主管部门的财力不断向农村倾斜。档案行政管理部门要在建设社会主义新农村伟大事业中有所作为,就必须在发展乡镇农村档案事业中争取主动,加大投入,以确保乡镇农村档案事业的发展与整个社会主义新农村建设大目标的实现相适应、相协调、相配套。
(四)法律保障——通过法律、法规的修改和业务规范的制订加以保障
社会主义新农村建设档案工作的问题要得以根本解决,还需要从法律、法规上加以保障。为此,我们要充分利用本次国家对现行《档案法》进行修改的机会对此有所突破。
1.在《档案法》修改中,首先应明确规定乡镇人民政府对档案工作的领导职责。现行《档案法》第四条规定:“各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。但《档案法实施办法》第五条却将其限定为“县级以上各级人民政府……”。由于没有明确的法律规定,乡镇人民政府即使不重视档案工作也无法追究其任何法律责任,因此,法律、法规应明确规定“乡镇人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入本级国民经济和社会发展计划”。
其次,应明确提出乡镇设置档案机构和配备专职档案工作人员的要求。从档案工作机构来看,在乡镇建立档案工作的实体机构是很有必要的。回顾新中国建立以来近60年的历史,乡镇档案工作几经反复,各级档案行政管理部门为此付出了很大的努力,但由于编制等问题而始终没有得到很好的解决。因此需要对档案法律、法规进行适当的修改,用法律的手段来保证乡镇档案机构的设置和专职人员的配备,
2.制定业务规范。通过对各种不同类型单位的调研,结合各单位的工作职能和以往年度的归档情况,以新建立的镇属事业服务中心为重点,研究制定在社会主义新农村建设中乡镇各类单位的“文件材料归档范围和保管期限表”,如XX镇机关文件材料归档范围和保管期限表、XX镇各个事业服务中心文件材料归档范围和保管期限表、XX行政村文件材料归档范围和保管期限表、XX居民委员会文件材料归档范围和保管期限表等,为乡镇档案工作提供一套标准的业务规范。