1、管理体系不够健全,未能有效地进行集中统一管理。目前,我区建委和各街道的档案室没有直接介入住保档案管理。区建委住房保障科有兼职档案员一名,区九个街道部门有五个住房保障办公室设有兼职人员管理档案,都是由审核人员兼任,其人员身份多是聘用的协管,隐藏着一些风险。现实原因是多方面的:其一,档案管理配套体系建设未能跟上工作的发展。新形势新条件下的住房保障工作是一项全新的工作,审核管理产生的一系列文件材料对于区建委、区档案局和各街道的档案管理部门来说,都是新的管理对象,需要规范工作方式;其二,由于住保工作的专业性和现时性,文件材料的实体集中在具体工作部门,本单位专职档案员对于文件材料的增减、更新不易把握;其三,住保档案利用频繁,为年度复核、廉租续租、情况核查、数据统计等查阅申请材料,各街道平均年查阅量近千次。

2、缺少规范管理制度。近年来,大规模保障性住房建设刚刚兴起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理办法》,修订了《经济适用住房管理办法》,2008年制定了《限价商品住房管理办法》。档案业务方面,建设部2006年制定了《城镇廉租住房档案管理办法》,明确了“一户一档”的原则。在经适房、限价房档案的管理上,还存在着制度空白。档案局、建委、各街道在住保档案项目上的业务关系,管理关系还需要进一步梳理。总体而言,必须完善涵盖各门类、各层级住保档案管理的配套制度体系。

3、档案业务基础薄弱。其一,住保档案年形成量大,而保管条件简陋。区建委已形成住保档案11883件,有专门库房,用五节柜保管,将近饱和。九个街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,经适房3338件,限价房5105件,共计9661件,库房和办公用房混用,文件容易散失。其二,兼职档案员素质有待提高,多是单位聘用的临时工,有的不懂基本的档案业务规范,影响工作质量和效率。其三,编制紧张,兼职档案员忙于其他工作,从事档案工作时间不超过二分之一。其四,档案缺乏规范整理,不便检索利用。

二、加强住房保障档案管理的有效措施

(一)完善管理体制

1、提高领导重视程度。做好住房保障档案工作,领导重视是关键。一是从提高认识入手,增强领导干部的责任感。区档案局和住房保障工作部门要把住房保障档案管理工作作为民生档案工作的重要组成部分、政府提供公共服务的一项重要职责和维护群众利益的重要工作。二是从加大投入着眼,提高工作的实效性。区建委和各街道需要切实加大对人员、设备的投入,解决库房问题、人员编制问题。