这次院庆对农科院来讲是回顾历史、展望未来、再创辉煌的重大活动,各单位领导高度重视,组织召开动员大会,从上到下成立了筹备领导小组,下达工作任务和完成期限,责任落实到人。值得一提的是,各单位领导都将档案人员列为筹备领导小组成员之一,为档案部门及档案人员做好档案利用工作,从人力、物力、财力等方面提供支持和保障。

档案员们不负重望,虽然基础性工作量大,责任重,但他们乐在其中,积极参与。由于档案工作的特殊性,决定了档案工作者平日始终处在默默无闻、甘愿奉献的工作状态,而建院五十周年庆典活动,为基层档案工作者搭建了展示自我的舞台。档案员的才能、工作积极性得到了充分发挥,服务意识和工作效率普遍加强和提高。他们热情接待利用者,配合各研究课题及各部门查阅档案资料,帮他们排忧解难;有些档案员主动提供、撰写多种档案编研材料,为全院系统编辑院庆资料提供有效利用;还有的档案员,利用手中保管的档案材料,撰写了近一万字的纪念回顾单位五十周年历程的文章。各单位档案员之间主动进行业务交流,相互学习,介绍各自工作经验及做法,能为本单位五十年庆典工作出把力,档案员们倍感欣慰和自豪。

对广大科技人员来说,他们通过参与编写课题及研究室科研大事记、科研成果及论文统计等汇总材料,以及提供画册文字及照片等具体工作,需要查阅大量档案素材,他们在查阅档案、拷贝复制、完成工作任务的同时,也强烈感叹到档案如此重要,对他们的启发、影响都很大,实实在在地为他们强化档案意识上了生动的一课。

启示四:庆典活动,实际上是对单位档案工作的一次大检阅

市农科院档案管理工作实行两级管理制度,即:院各处室的档案由院主管档案部门统一管理,而下属的14个专业研究所(或中心)的档案工作由各单位自行管理,院档案部门发挥指导、监督的职能。

此次院庆筹备工作,布置的任务非常细致,基层单位需要向院提供的材料很多,主要包括:成果汇编及简介、专家介绍、科研大事记、组织沿革、人才培养、各个时期科研经费使用情况、仪器设备状况、基础设施建设、论文专利、对外合作与交流、实物档案整理、老照片收集,新品种、新技术宣传展板素材以及提交庆典征文、网页专版等等。就基层单位而言,许多研究所(或中心)与院成立的时间相同,同时还要搞所庆,这每一条、每一件都需要查阅大量档案材料来证实、斟酌和提炼。查阅档案涉及到科研课题档案、科研管理档案,文书档案,基建档案、仪器设备档案,声像档案、实物档案,财会档案以及人事档案等等,对五、六十年代建院初期档案数量相对较少,个别数据概念不清的情况,还需要走访多名离退休老专家来核实,查阅档案范围之广、档案利用率之高为历年之最。

许多单位充分利用院庆、所庆这一有力契机,集中力量,组织人员对本单位档案工作的管理以及收集、积累过程中遇到的突出问题及时给予解决,对归档的材料重新进行了梳理,弥补和修正欠缺之处。庆典活动,不仅展示了农科院的风采,同时也强化了档案为现行工作服务的意识,是对各单位档案管理工作的一次大检阅,有效地推动了基层档案工作的开展。

启示五:以庆典活动为契机,推动档案工作创新发展