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浅析单位庆典活动对档案工作的启示

档案工作是各项管理工作的重要组成部分,对农业科研单位而言,它是确保科学研究、技术开发与推广以及科研管理、行政后勤服务等各项工作有序开展的必要条件,是提高单位工作效率的有效途径。档案真实地记载了本单位事业发展壮大的全过程,是智慧的结晶,是宝贵的资源和财富。

2008年,北京市农林科学院成立五十周年,为了展示五十年发展壮大的历史与成就,继承和弘扬老一辈科技工作者无私奉献的崇高品德,共享改革开放带来的丰硕成果,市农科院围绕建院五十周年开展了一系列科技展示等重要活动,起到了积极的宣传效果。五十年事业发展史,三代农科人的成长经历,通过大量档案素材的提炼,数据的汇总、图片、影像资料、文字材料的汇编、举办实物档案展示等,让老一辈科学家和新一代农业科技工作者感慨万分,更加激发了全体员工进一步解放思想、更新观念,为发展都市型现代农业、服务首都做贡献的积极性。同时,通过院庆活动的开展,档案的价值得到了充分的体现和发挥,对档案工作重要性的认识普遍提高,为今后档案工作的持续发展起到了很好地促进和推动作用。

启示一:提供利用,是档案工作的根本

档案工作是一项基础性管理工作,需要一个长期积累的过程,时间愈长,它显现的作用就越大。在档案工作各个环节中,档案利用工作占有举足轻重的地位,可以说,利用工作是档案工作赖以生存的基础。无论是收集、分类和编目,还是统计、鉴定与编研,保管档案以及档案工作的出发点和最终目的都是为了有效提供档案,开发档案信息资源,更好地为现行工作服务。积累,利用;再积累,再利用,只有不断地挖掘档案的潜能,将提供档案利用工作盘活,才能使档案工作富有生命力。

启示二:档案再现历史,院庆活动意义深远

市农科院共有职工1500多人,其中在职人员800多人,来院参加工作不满20年的占绝大多数,他们对农科院整个发展历史并不清楚,而退休多年的老同志对单位发展现状也不十分了解。此次院庆活动,邀请了所有离退休职工、在职职工参加,开设了院庆活动网站,制作了建院五十年历程光盘;特别是编辑印制了近百万文字,含概800多张照片在内的“科技惠农”、“成果汇编”、“专家风采”、“征文集锦”四本丛书以及“建院五十周年宣传画册”。大量的历史图片,原始统计数据的汇总,以及科研大事记、组织沿革等编研材料,将北京市农林科学院五十年发展壮大的历史浓缩在人们面前,通过档案再现了历史,拉近了几代人的距离。许多七、八十岁的老专家停留在老照片展板前,看到自己几十年前风华正茂的样子,曾经熟悉工作过的地方,久久不愿离去,有的老同志向档案人员拷贝照片,希望珍藏这宝贵的记忆。对于80后的博士、研究生而言,他们通过参加院庆活动,观看历史图片回顾展、科技成果成就展,对“求真务实、团结奋进”的农科精神有了更深层次的理解,对继承发扬老一辈光荣传统、再创农科院的新辉煌充满信心。

启示三:通过庆典筹备工作,调动人员积极性,是强化档案意识最好的大课堂

这次筹备院庆活动,最大的收获就是提高了各单位领导对档案工作的重视程度,调动了基层档案人员的工作热情和主观能动性,强化了广大科技人员,特别是中层干部、课题主持人、各部门负责人以及业务骨干的档案意识。他们通过组织、筹备、参与编研等一系列具体工作,真正体会到了档案的价值及其重要性。

以前,个别领导只注重抓科研、重创收,而忽视了管理部门,特别是档案工作的作用;有的档案员只注重收集、整理、保存好档案,却忽视了对档案的有效开发利用;而近些年,单位人员年龄层发生了一些变化,年轻人居多,相对来讲他们的档案意识比较薄弱,平日不太注重档案的积累。