增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》、《山东省档案条例》更加深入人心,我们先后举办了两次《档案法》知识考试,把《档案法》、《山东省档案条例》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管领导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。

(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力

1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训

针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。

但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题

设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。

3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作