然而,实际上,无论是国内还是国外档案界都未能对什么是“问题(subject)”进行明确界定。“问题”既可以指主题、职能,也可以指事件、事物,而这些很少和机构的实际业务活动相关。③ “问题”内涵过于模糊,导致在分类的过程中难以把握,在实践中造成很多混乱和不便。

另外,现行机构的组织结构调整已成为常态,将不稳定的机构作为文件分类的首要依据,将导致分类体系的频繁变动,从而造成文件管理的混乱。随着机构业务活动的复杂化,文件往往是跨部门形成。电子文件的普遍应用使得问题变得更加复杂,一份电子文件可能由分散在多个系统中的多个数字对象动态组成,只有将其按照职能来源组织在一起,才能保证文件被充分理解并被系统及时捕获。

对文件认识的转变以及传统分类法所遭遇的困境,使得人们把目光转向文件背后的业务活动。尽管机构内的部门会经常调整,但法律或社会赋予其的职能以及对其职能的要求却是相对稳定的。将文件按照职能活动进行分类可以最大限度地保证分类方案的稳定性,从而保证文件管理的连续性和一致性。

二、如何建立基于职能的文件分类

ISO15489从文件管理控制的角度对分类进行了说明,虽然提到“分类结果可以用于制定文件分类方案和词典、题名及标引规则”,④但并没有明确、完整地阐释如何制定基于职能的文件分类。作为文件管理领域的佼佼者,澳大利亚和加拿大在这方面已经有了较为成熟、具有一定代表性的实践。其中,澳大利亚国家档案馆(NAA)于2001年制定了《设计与实施文件管理系统手册:业务信息管理方法》(DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information)⑤,它详细阐述并扩展了ISO15489中提到的设计方法论,提出了建立基于职能的文件分类的步骤,并提供了相关的产品和工具。为了支持加拿大联邦政府机构按照职能整理文件,加拿大图书与档案馆(LAC)于2006年制定了构建基于职能的文件分类体系的设计方法论,这个方法论被称为业务活动结构分类体系(Business Activity Structure Classification System ,简称BASCS)⑥。本文基于对ISO15489以及澳大利亚DIRKS、加拿大BASCS的研究和认识,主要分两步来阐述如何建立基于职能的文件分类。

1、 确定业务活动分类

文件是业务活动的记录,来源于机构的职能活动。分析业务活动及流程有助于了解机构业务与文件之间的关系。业务分类方案能够将文件和它们的业务背景联系起来,这对于形成和捕获真实、完整的文件是非常关键的。所以,无论是作为最佳实践的ISO15489,还是澳大利亚、加拿大等国的探索和实践,都将业务活动分类作为文件分类的基础和前提。

业务活动分类是通过分析业务活动,构建机构业务活动的概念模型。分析业务活动的方法主要有两种:

第一种是自上而下的职能分解法,主要用于分析业务活动的较高层级,旨在确定机构的职能架构。首先识别机构的目标与战略,明确机构用于实现目标的职能,确定职能中包含的业务过程,分析业务过程的所有组成要素。

第二种是自下而上的流程分析法,主要在职能以下的层级上使用,旨在分析业务流程的步骤及先后次序。在识别业务流程中顺序开展环节的基础上,分析其与其他业务流程的关系。

这两种方法结合使用,既确定了机构的职能架构,又确立了各项活动、事务之间的先后次序。分析的结果可以通过业务活动等级图反映出来,必要时可辅以业务流程图。