档案信息资源开发利用是个庞大的系统工程,必须要在统一的规划和组织下,才能形成合力,加快发展。首先要坚持自上而下的原则,搞好顶层设计,打牢发展基础。顶层设计最为重要的是要有信息资源的宏观规划,各个档案部门要在上级的统一规划下,确定自己的信息资源开发利用框架。同时,要制定档案信息资源开发利用的法规和标准,明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任,明确协调共享机制,确定数据格式和接口规范,保证各部门的档案信息资源开发利用工作是在统一规划和标准下进行的,为信息系统的综合集成,打下坚实的基础。
3.加强力量,完善机制
档案信息资源开发利用在信息化建设中的突出地位,要求我们必须加强力量,加大投入,加速档案信息资源开发利用的发展。首先要承认档案信息资源开发利用的价值和工作量,舍得投入。要增加档案信息资源开发利用作为各单位信息化建设或日常工作的经费,保证档案信息资源开发利用工作的顺利开展,保证数据工程建设能够尽快起步、顺利实施。其次,要增加一定数量的信息资源开发利用专职人员。尽管档案信息资源开发利用贯穿到档案工作的方方面面,不同单位、不同业务部门的人员都有职责参与到这项工作中,但信息录入、整理、分析和处理工作量大,需要人员多,必须有一定数量的专职人员从事这项工作。在经费、人员落实之后,最为重要的就是建立机制。档案信息资源开发利用工作重点要建立三项机制:一是数据更新机制,要不断更新数据库,确保提供给用户的是最新、最准确的数据;二是数据共享机制,要站在全局的高度,制定规章制度,建立日常的信息交换机制,公共信息资源必须全面共享,专用信息资源必须在一定范围内共享,用严格的制度来避免各单位信息封锁、难以互通的现象发生;三是日常应用机制,开发的档案信息资源只有在应用中才能发挥作用,要鼓励各档案部门用新的手段来研究问题、处理工作,要深入推广网上作业、无纸化办公、智能化管理等工作方式,使档案信息资源开发利用工作在实际应用中,不断完善,良性发展。
4.确保安全,提高效益
安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证,没有安全,档案信息资源就不可能发挥效益,甚至是反面效益。但是,共享和安全保密又是一对不可回避的矛盾。首先,档案信息资源开发利用的根本是实现信息资源共享,信息资源得不到有效共享就体现不出档案信息资源开发利用的价值和信息系统的服务效益,因此,档案信息化建设必须要一体化建设,真正达到系统互连、互通、互操作。但是,共享又在一定程度上给安全保密造成了隐患,给自己方便的同时,也可能给敌人提供了可乘之机。必须强化安全保密意识,要确保档案信息资源在安全保密的前提下发挥效益;要强化档案信息资源安全保密的监督管理;要切实落实数据加密、加强防火墙等安全保密措施,严格管理制度,做到防患于未然;要加强对自主知识产权设备的应用,提高信息安全保密的主动权。总之,我们要采取一切措施确保档案信息资源开发利用的安全可靠,确保在安全保密的前提下提高档案信息资源开发利用的效益。