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浅议企业档案工作的全过程全方位和全员式管理

作为融汇于企业基础管理工作环节之中的企业档案管理工作,在企业改革不断深入的今天,积极探索一套创新的具有现代意义的管理方式成为当务之急。尤其是在档案管理工作采用了先进的计算机技术,机读型、视听型、缩微型档案大量涌现时,对传统的档案工作管理方式进行探索与改革、创新与完善,更显得必要和紧迫。企业档案工作中的全过程、全方位、全员式管理正是一种既具有继承性,又具有创新性的管理模式,是提高企业档案管理工作整体水平的一个有效途径。

一、企业档案的全过程管理,就是指档案管理工作要贯穿于企业科技与文书材料的形成、运转、收集和归档这一全过程,也就是说要从这些文件和材料的初始形成阶段直到最后归档阶段,都要进行有效的管理和控制。

先以文书材料来说,当一份对外发文或者是内部行文开始拟稿时,我们就要严格按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定与要求去做。例如文种使用和文号编制是否正确,书写用笔和文稿用纸是否符合要求等等,都应当一一按照规定办,不能草率马虎。按照公文处理和档案管理规定,拟写公文必须用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔,不宜用原珠笔,更不能用铅笔、彩色笔等;用纸应当积极推行A4或A3幅面纸。在这里还要提出的是,当我们在工作中运用计算机打印文件或表格时,一定要注意根据公文处理规定中的要求,控制好图文区的尺寸,以便于文件和表格今后归档时的装订。现在我们有的人在用计算机打印文件或表格时,漫无边际,顶天立地,天头、地脚、订口预留的白边很少,这给档案装订带来了极大不便,而且这样打印出的文件和表格也不美观、大方。

同样,当我们收到一份外来文件需要办理时,也要按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定和要求去做。例如文件办理后有没有将办理情况和办理结果简要的填写在文件处理单上,在办理文件中形成的需要上报的文字和报表有没有随文件留底以便与文件一起归档备查等等。在这个问题上需要指出的是,不少文件经办人员在文件处理单上应当填写的各个栏目里,往往简简单单地只写了“已阅”、“已办”、“已报送”等字眼,至于这个文件究竟如何办理的,办理后有没有形成自己的文件?向上级报送的什么材料?这些都无从查考。而按照公文处理规定,应该将办理文件的情况用简明扼要的文字填写在公文处理单上,如果在办文中形成了自己的文件或者有材料和报表上报给了上级机关,都应当把原件附在上级来文的后面一起归档。只有上下文件一起归档后,才能对今后工作的查考利用产生价值,否则只有上级来文而没有本单位文件归档,企业档案室岂不成了上级机关的文件保管室了。

再以科技文件材料来说,一个新产品从开发研制至试生产再到正式批产,这一全过程中所形成的许多文字、计算和图样材料,只要是对企业今后的产品开发研制和生产经营有查考利用价值的,都应当进行有效的管理和控制,做好这些材料的积累和预立卷。由于开发研制一个新产品往往需要较长的周期,少则一二年,多则三四年甚至五六年,因此对科技文件材料的管理还必须分阶段进行,每当一个阶段(例如调研阶段、设计阶段、试制阶段等)结束时,都应当及时做好这一阶段所形成的文字、计算和图样材料的收集与归档工作。否则的话,时间越长,材料的散失和损坏越多,甚至会造成无法弥补的损失。

基建工程项目材料的管理和控制,也存在与科技文件材料同样的情况,由于工程项目周期长和子项目多,对这类材料的管理也必须分阶段进行,决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话,无疑是为时已晚,早期的工程项目材料必然散失多、损坏多,给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。这就是我们所说的档案的全过程管理。

二、档案的全方位管理,就是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的有价值的文件和材料,都应当按照企业的有关规定进行收集和归档。