据调查,现已归档保存于各单位档案室中的照片档案基本能够按照管理规范进行整理、著录、刻录与保管,但这部分照片数量极少,而且设计的内容比较单一,而有相当数量的照片散存于摄影者手中,这些照片绝大多数没有按照照片档案管理规范进行整理,从而造成了照片管理的无序状态,主要问题有:

1.对同一内容的若干张数码照片未进行筛选。具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的主要数码照片与质量效果一般的照片同时保存。造成照片质量的良莠不分,影响其保管和利用。2.照片未进行规范化整理与著录。每张照片均以数码相机默认的命名方式(英文加拍摄序号)命名保存,未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。3.包括相机生产厂商、相机型号等硬件参数;存储格式、像素、分辨率、快门速度、光圈、焦距、曝光值等图像参数未作为数码照片的元数据与照片本身同时保管。4.对照片进行修改、添加、合成、挖补等编辑处理后,直接替换原版原件数码照片,数码照片真实性无法保证。5.数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患。6.应归档的数码照片未冲印出纸质照片,以双套制进行管理。7.光学照片的底片与照片未做到一一对应,底片管理混乱无序。

由于存在上述问题,在查找该摄影者拍摄的照片时,只能由摄影者本人评记忆逐分区、逐文件夹、逐文件的查找,检索效率低下。

造成上述问题的原因主要是:

1.摄影者同时又是管理者,而摄影者普遍对照片档案管理办法不了解,对数据的原始性和安全性缺乏认知,只是用自己熟悉或习惯的方法进行管理,造成管理的不规范。2.技术更新,特别是数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,使照片的鉴定与筛选工作量急剧增加。3.摄影者,特别是专业摄影记者大部分忙于照片拍摄工作本身,照片的整理时间不足。

上述照片档案的收集和管理中存在的问题,不仅直接影响到照片档案的利用环节,更严重制约了档案事业的全面、协调和可持续发展。

二、照片档案资源建设的建议

(一)进一步完善照片档案管理办法,制定《照片档案收集整理实施细则》,尤其是针对数码照片的整理、归档提出统一标准,实现规范化管理。

(二)各单位,特别是重大活动、重大会议的组织与宣传部门强化档案意识,认真按照集中统一管理的原则和照片档案管理办法,加强照片档案的及时归档工作。