与此同时，由于迎评工作本身又是对至少近三年时限长度的学校工作的整体总结或专项总结，所以，可以借此机会形成具有较为完备的阶段性总结材料及时归入档案资料库，充实档案全宗。
再者，近些年来多数高校始终处于快速变化的动态发展过程，师资队伍、学生规模、基本建设、体制结构、课程体系等方面的资料，尤其是各种数据变化频繁。再加上不同的职能部门依据本部门的职能职责会对相同项目的数据进行统计和使用，使有些数据出现多头统计的现象，档案资料会或多或少地存在数据矛盾和表述不一的问题。 在迎评阶段的档案建设中，应当对学校状态数据及各方面资料进行全面的核实与修正，明确数据统计的统一口径和标准，明确特定部门统计的特定数据的权威性。
三、优化档案工作队伍，使之与档案管理规范化、现代化和高效化的要求相适应
高校评估中的考察不仅依重于校级档案资料库的信息途径，而且由于评估工作要求全面、深入、细致，评估专家还要在走访基层单位的过程中随时调阅各职能部门和院系的档案库存资料。而就高校档案管理队伍的普遍现状来看，学校各职能部门和各教学单位的多数档案工作人员还兼任着本单位其他业务管理工作，且接受过档案专业高等学历教育者较少。高校评估中的指标要求和评价标准的逐步提高以及档案信息化建设进程的推进都对档案工作人员的思想业务素质和技能水平提出了更高的要求。这就使得档案管理队伍的培养和训练显得尤为重要。高校应当有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应性。要通过建立和完善有效的培训机制和考核机制为档案管理水平的不断提高提供有力保证。