二是以法人资格存在的、市场化运作的商业性档案中介机构,也可称为“体制外中介机构”。它们由社会力量独立创办,资本直接来源于民间投入,与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,权责明晰,独立经营,自负盈亏。尽管独立的档案中介机构已经在不少地区出现,而且也体现出明显的社会效益和经济效益,但总体上仍处于发展的初级阶段,在社会上没有培育出一个成熟完善的市场,这就决定了我国大部分档案中介机构暂时摆脱不了与档案行政部门千丝万缕的关系。但随着社会主义市场经济体制日益完善,档案中介机构的市场趋势是不可逆转的。
档案部门需要做的,就是承认并接受这种现实情况,并把它作为制定社会化服务规划的前提。在目前以行政手段扶持仍不可避免的过渡性情况下,要立足长远,打破行业垄断,通过行政引导,营造和培育市场空间,为商业性中介机构提供适宜生长、繁荣的土壤,并在时机成熟的条件下进行职能“让位”和“退位”。这需要壮士断腕的勇气和高瞻远瞩的眼光,毕竟从短期效益来看,这会改变不同群体的利益分配格局。但从长远来看,恰恰是因为新生力量的产生和推动,档案事业才能真正根植于民,回归社会。当然,仅仅依靠行政管理部门的帮助是不够的,档案中介机构必须要积极主动,练好“内功”,提供给社会优质高效的服务。
1.打造核心竞争力:中介机构要在市场竞争中站稳脚跟,必须具备自身的核心竞争力。概括起来,应该做到“四化”:个性化、专业化、知识化、网络化。首先要把用户的需求作为风向标,准确及时地提供有针对性的个性服务。其次要能够为社会提供专业性强的技术事务服务,如价值评估鉴定、修裱、缩微制作、消毒杀虫等。第三要能将显性和隐性知识进行集成整合,有效地解决用户某方面急需的知识空缺,实现档案信息内容的增值。第四是要充分利用现代化技术管理和传播,利用内容丰富、功能完备的网络平台提高服务效率。
2.积极向新领域拓展:随着社会的转型和发展,对档案的需求拓展到多个领域。中介机构要善于把握市场的变化,积极介入到新领域的档案服务中。如为大量民营中小企业制定档案管理方法和体系,长期帮助其整理档案;代存、整理撤并企业的档案;为重点建设项目单位提供咨询、评估等服务。还有比如物业管理档案、信用档案、破产清算档案等多个领域都有待档案中介机构去挖掘开发。
3.构建良好营销渠道:要做好市场服务,必须有稳定并高效成长的用户群体。良好的营销渠道可以有效培育用户,促进市场的启动与拓展。中介机构可以通过聘请信息员,提供一定量的需求信息,并提供相应奖励。根据收集的信息,建立用户信息平台,全面掌握用户群甚至是潜在用户群的基本情况,据此制定不同的服务策略。要根据用户对服务满意度的调查和反馈,随时调整改进服务内容和质量。
4.加强与档案部门联系:一方面中介机构要接受档案行政管理部门的监督指导,另一方面中介结构应该积极主动加强与档案部门进行具体业务的沟通交流,要及时学习档案法律法规和业务标准,以便更好地承接由档案部门转移出来的微观管理职能。目前很多档案馆已经开展了部分业务外包,甚至有些政府机关和企事业单位已经将档案业务进行了整体外包。因此中介机构要争取获得档案部门的推荐,积极参与到档案业务的外包项目中。
5.做好行业自律:中介机构要自觉接受工商行政管理部门的行政监督和档案行政管理部门的业务监督,依照《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《档案法》开展各项业务活动。市场经济是法治经济,行业自律是市场机制作用的重要形式,比行政监督更具有针对性和及时性。中介机构唯有自我约束,依法经营,增加服务的透明度,做到公正、规范、守信,才能树立良好的信用度,得到用户的认同,令用户满意。
三、统筹档案行政部门与中介机构的协调发展,促进档案事业与社会融合
档案中介机构伴随着档案事业的发展而出现,反过来又推动档案事业的发展。虽然档案行政管理部门与中介机构的职能不同,但两者必须以科学发展观为指导,既分工,又合作,实现统筹协调发展。档案行政管理部门要通过行政引导,培育市场,不失时机地把档案工作延伸到社会各领域,形成社会与档案事业的良性互动关系,真正构建相互促进的档案专业社会化服务体系,使档案的价值和精神在社会利用中熠熠生辉。
1.开展立法研究:目前国家层面上还没有关于档案中介服务方面统一的档案行政法规或行政规章,这就要求各地区的档案行政管理部门紧密结合地方实际,先行加强立法和政策研究,这方面上海、浙江、广东等沿海经济发达地区已经走在前列。地方性档案法规主要应限定中介机构的经营范围、执业人员素质、接受档案行政机关监督等方面内容。
2.加大宏观调控:档案行政管理部门应该对本地区的档案中介服务问题进行专题调研,掌握中介机构的数量、规模、经营范围、业务开展情况、存在的问题,制定科学的规划,引导不同规模、不同类型的机构发展,使其根据市场需求呈现出应有的层次性,必要时可以考虑一些资源的共享与整合,以培养规模化的中介机构,避免重复建设和无序竞争,从而形成合理的总体布局。
3.加强市场监管:按照《中华人民共和国行政许可法》规定,多数档案中介机构的设立可以不经过档案行政管理部门行政许可,这为中介机构的发展创造了宽松的环境。但档案行政管理部门应完善备案登记制度,建立中介机构信息数据库,并开展不定期的抽查。对各类中介机构应进行事后监督,例如中介服务的质量、服务场所及库房设施情况、执业人员的培训情况和业务水平等。