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浅谈上市企业档案管理存在的问题及其对策

上市企业是指在国家逐步推行现代企业制度和社会主义市场经济逐步建立的过程中，深化企业改革，建立现代企业制度。其核心问题是明晰产权，即通过企业资产评估，建立国家控股，投资主体多元化的股份有限公司或有限责任公司。上市企业档案与其他企业档案基本相同，主要分为四个部分：技术知识档案，是企业生产要素之一，能给企业带来经济利益，包括产品科研档案和基建档案、经营管理技术档案等;经营记录档案，包括营销账目、凭证、报表等会计档案;特有权利档案，包括国家给予企业优惠政策权档案、商标档案、商誉档案、知识专利档案、房地产档案等;基础类档案，指企业在日常管理中形成的党群工作类、行政管理类、干部职工类等档案。

一、当前上市企业档案在管理方面存在的问题

1、公司重业务轻管理的现象普遍存在，不少企业档案工作尚未规范化。相对于行政事业单位，上市企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。没有认识到上市企业在实际操作中，企业产权制度的改革必然引发企业重视固定资产、流动资产、债权债务等有形资产的评估，而对企业品牌、商标、专利、生产技术等无形资产则少有涉及，对真实记录和反映这些无形资产的档案及其价值，在资产评估中多数没有作为一项内容来认真对待，认识不到这些无形资产既是深入企业产权制度改革的依据，又是解决后来企业产生产权纠纷的原始凭据。这就给上市企业档案资料的收集、整理、保管、移交、归属和流向等方面都带来不少新问题。

2、企业没有专门的部门和人员管理档案。档案管理人员不懂档案管理，以为档案只是简单的收集、分类，人员的责任心不强，专业心不高;没有专门的库房，库房安全性较差，或兼作档案室。据不完全统计，目前，我国共有上市企业近两千，其中， 20%的上市企业无专人管理档案;虽然有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企业未建档案室。

3、没有建立切实可行的档案管理办法。制度不合理，档案管理制度形同虚设的现象屡见不鲜;有一家上市企业，各业务部门档案工作开展根本没有形成制度。这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。即便归档也不注意归原件，经常归复印件。

4、各企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料未保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。

5、档案管理极不规范，随意性强。例如：有存在随意涂改现象，越往基层越乱;而且还有任意抽取档案资料案例。

6、档案的鉴定和销毁工作随意性大。主要原因是：领导不够重视，没有制度约束，受人为因素影响大。例如，档案管理人员有责任心的公司，档案管理稍好些，否则，就比较混乱。