每个档案馆都应当能清楚地知道自己目前已经具有的功能有哪些，预期需要达成的新功能有哪些，即做到“知己”。同时，档案馆还应当清楚地认识到目前已经具有的功能的实现情况，是充分实现了还是勉强实现了某种功能的一部分，未能充分实现某种功能的原因是什么。改善的途径和方法是什么等。例如，我们在上个世纪80年代档案馆功能建设目标是“一个基地两个中心”，后来陆续提出“一个基地三个中心”、“两个基地四个中心”等新的功能建设目标。对照这些目标，每个档案馆的功能实现程度是相同的，甚至存在着较大的差距。所以，就目前档案馆的功能建设来说，不能只是简单地认为就是“新功能”的建设问题，而应该看到问题的另一个重要方面，就是已有功能的改善问题。例如，作为国家永久保存档案信息资源的基地，这一功能建设的实现，对一些档案馆来说依然有待改善的必要，其中包括指导思想、资源获取渠道的选择与优化、资源质量的控制、资源类型的选择等诸多方面。就指导思想来说，如果依然坚持“单一资源”思想，缺乏资源建设的综合性设计理念，就会使档案馆许多服务功能目标的实现成为“空中楼阁”。就资源获取渠道的选择和优化而言，如果仅仅是“接收”或简单的征集，而缺乏多渠道获得信息的办法，缺乏主动进行档案信息捕获的做法，缺乏自主形成和积累社会历史记录的工作方式，那么“基地”建设的功能目标也很难有效实现。就资源的质量控制而言，如果只重视馆藏数量的增加而缺乏必要的质量控制，势必会造成资源整体品质的下降，严重影响“基地”功能的实现。就资源的类型来说，如果只有文字记录资源而缺乏其他记录方式的资源，或者非文字记录的资源所占的馆藏比例过低，也会影响档案馆“基地”建设功能的实现。

多数档案馆的实践表明，我们一方面应注意对档案馆新的功能建设目标的选择和培育，另一方面也要注意对已有功能的改善，只有学会了两条腿走路，才能更有助于档案馆整体建设与发展目标的实现。

三、档案馆功能建设需要确立的指导思想

第一，公平、公开、公正的服务思想。档案馆的对外服务的各项功能建设，应该体现以人为本的时代精神诉求，依据国家的法律和有关政策，为社会公众提供公开、公平、公正的信息服务。

第二，及时有效的服务思想。档案馆的功能建设应该

注重及时性和有效性等方面的要求，即区分不同的功能建设需要，按照各项功能建设的轻重缓急情况，合理安排资源(人、财、物)的使用，使那些社会公众急需、与政府服务职能密切相关的功能建设目标能够尽早实现。

第三，集成管理的系统思想。对档案馆的功能建设，每个档案馆都应有总体构想和规划，对每一项功能都应进行仔细分析，并在此基础上，制订能够有助于各项功能实现的目标和保障措施。档案馆的功能建设一定要避免盲目性，“东一榔头、西一棒”的做法。只有做到目标明确、措施得当、保障充分、分步实施，才能使各个档案馆都能够根据自身的条件和所处的社会环境，集成使用有限的资源，实现档案馆功能建设的综合目标。

第四，结果导向的目标控制思想。开展功能建设。管理者必须有比较明确的结果预期，不能采取“头痛医头、脚痛医脚”的做法。档案馆的管理者和领导者在组织开展档案馆功能建设的实践中，应该明确告知参与功能建设的所有人员，通过系统的、整体的功能建设和完善。档案馆的社会地位和社会贡献力会有什么样的改变。

四、档案馆功能建设中应克服的主要障碍

第一，思想观念层面的障碍。无论是新功能的构建还是已有功能的完善，均需要管理者在思想观念方面摆脱以往的工作思维“惯性”，依据档案馆的存在和发展规律，确立新的观念和成就事业的信心。有学者曾经感言：在档案部门工作时间长了，有时会使人的思想产生一定的局限。这种认识虽然带有一定的片面性，但也确实比较客观地说出了一些档案馆管理者的思想现状。因此，若想构建符合时代发展要求的档案馆功能目标。首先必须重视观念的“突围”，从传统的旧框框中把自己解放出来。

第二，制度层面的障碍。档案馆新的社会服务功能的建设，必须建立在对目前已有制度的变革之基础上。档案馆的许多制度和规定，都是在以往计划经济时代“出炉”的，而目前档案馆所面临的社会环境已经发生了本质性的变化。所以不能依然抱残守缺，死守旧的制度规范，否则就会逐渐被社会遗忘甚至“裁汰”。

第三，组织层面的障碍。缺乏合理的组织支持，任何新功能的建设目标都难以实现。如果以不变的组织结构来实现档案馆新功能建设的目标，实践者只能品尝到“苦果”。所以，必须按照档案馆功能建设的需要，及时对原来的组织机构进行必要的重组。

第四，人员构成层面的障碍。人员是实现任何新功能建设目标的决定性要素。如果没有合格的人员，缺乏对现有人员的系统培训和继续教育，那么任何新功能的建设都无法从根本上实现。

第五，社会环境层面的障碍。对于档案馆来说，改变自身的要素结构与改变环境中不利因素是同等重要的。如果只有内在的驱动而缺乏环境的互动，则只能是“剃头挑子一头热”。所以，必须通过有效沟通、积极宣传、广泛合作等方式，努力改变环境中的不利因素，才能有望达成档案馆功能建设的新目标。

第六，技术保障层面的障碍。技术是实现档案馆功能建设目标的必要支持条件。缺乏现代技术的有效保障，许多档案馆功能建设的新目标也是无法实现的。所以，我们一方面要认识到在档案馆功能建设方面“管理”所具有的主导作用，另一方面也要认识到现代信息技术的重要性，绝对不能希望通过传统的技术手段来实现新的现代档案馆功能建设的目标。

五、实现档案馆功能建设新目标的策略和手段