单位档案室的档案资料丰富，但存在一定的局限。一是单位档案工作是为单位建档，主要是为单位的整体工作服务，为单位领导的科学决策服务。虽然它也要为单位的广大员工服务，但其服务的广度、深度，在现行体制和机制下，显然是打了折扣的。二是单位收藏的档案对象和内容，在取舍上要以单位整体、大局和领导的需要为基本原则，这就难以满足员工的个别需要和具体需要。否则单位档案就会成为无所不存的庞杂无序的大杂烩，背离了建立单位档案室，为单位整体、大局和领导服务的初衷。三是为维护单位档案的齐全完整，单位档案室都要从保管稳妥、保密安全出发，对单位档案的查找程序、借阅审批等制订一些档案管理的具体制度和措施，这是完全必要的。但往往也会因此给员工个人利用档案带来这样或那样的不便。怎样解决单位档案面对职工利用的这种局限性，我以为除了要按照国家档案局的要求，尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系和方便广大人民群众的档案利用体系外，就是要提倡员工建立自己的工作档案。笔者正是亲历了单位档案利用中诸多的不便，才深切感到自己动手建立主持人工作档案的必要性。

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