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探析保障档案有效利用的举措

档案利用效益区别其他经济活动效益的独特性质，决定了档案的有效利用程度受到两个方面的影响：一是从档案部门来看，档案利用效益的实际增加;二是从社会利用者来看，档案利用效益明朗度的增加。因为档案利用在很大程度上既受到服务质量和服务方式的推动和促进，同时又不同于生产生活必需品消费，还取决于社会意识和利用者心理因素。因此，保障档案的有效利用，既需要从利用成本控制、利用收益增加和效果提高两个方面思考对策，也需要从利用服务的改善和利用宣传对需求的引导和激发角度开展工作。

一、控制档案利用成本

降低档案利用成本应该根据档案工作实际情况从两个途径实现：通过科学控制档案部门的管理成本，提高管理资源配置率，集中力量增加对与利用者满意度直接相关的工作投入;同时提供方便高效的利用服务和方式创新，从整体上间接地降低利用者利用档案的使用成本和机会成本、时间成本和资金成本。

1、控制管理者成本

在档案利用成本中，占用比例最大也最容易计量统计的成本就是档案部门投入到档案利用过程中的管理者成本。这部分投入来自于国家社会对档案部门的公益性投入，并与档案信息资源的收集、整理、保管程度和提供利用服务的力度息息相关。相对于其他社会文化事业单位来说，档案机构的硬件设备、软件设施和人员经费都相对偏低，不应进一步削减，但是现有资源的使用效率却存在可以提高的空间，尤其是目前馆藏档案耗资不薄。

目前，馆藏档案质量欠佳主要表现在两个方面：

第一，馆藏档案中长期保存的档案比例过大。接收长期保存的档案进馆是造成档案质量欠佳的重要原因之一，同时也导致了一定程度的档案信息冗余和重复。长期档案进入档案馆一方面是由于政策因素客观造成的，另一方面也是由于人员主观判断失误造成的。据调查，在不少地县级档案馆中，永久、长期和短期档案已“三分天下”。在2005年2月对全国43个县级档案馆进行的抽样调查中发现，馆藏档案的平均数量为30113卷，其中永久档案有12049卷，占档案馆平均馆藏量的40%;长期档案有15809卷，占档案馆平均馆藏量的52.5%;短期档案有1425卷，占档案馆平均馆藏量的4.7%①。长期档案的比例已经超过了永久保存的档案。此外，由于基层档案人员保管期限划分不准确，致使不少永久档案被划分成长期，这也是长期档案进馆的主观原因。但是，总体来说，国家政策规定是导致长期档案充斥档案馆的主要原因。根据现行档案保管期限表规定，本机关年度以上工作总结、报告为永久保存，半年、季度的长期保存。由此可见，长期档案进馆不可避免地导致了所收集的档案信息内容重复，使得档案信息筛选开发成本也相应增加，影响了提供利用的效率和速度，也必然影响到利用者的满意度，进而制约了档案利用效益的整体发挥。

第二，馆藏档案重复件过多。客观地看，馆藏档案重复是难以完全避免的，在必要条件下，适当重复对加强档案原件的保护、加快档案利用速度、拓宽档案信息传播渠道具有积极作用。但是，档案重复一定要有“度”的限制，重复率过高必然导致利用成本的增加和无效使用，拉低了馆藏档案的总体质量。

2、降低利用者成本

档案利用者的利用行为本身是需要付出成本和“代价”的。利用者需要付出时间和精力、人力、物力和财力来真正实现与档案信息的互动。在利用者所付出的成本中，除了较为独特的“档案原件”利用要耗费较大的财力和资金，绝大部分利用活动主要花费的都是时间成本，并以同样时间内不进行档案利用而进行其他生产活动创造其他收益的“机会成本”形式存在。因此，档案部门一定要在利用活动中重点考虑档案利用的时间成本，通过各种利用方式优化、档案信息整合来尽力降低利用者的成本投入，从而提高档案的有效利用度。