“行政处分”严格地讲，不是法律责任，而是纪律责任。《公务员法》第55条明确表述：“公务员因违法违纪应当承担纪律责任的，依照本法给予处分”。法律和纪律是两个性质完全不同的规范。纪律是国家机关和社会组织的内部规范，单纯的违纪行为一般只会对国家机关、社会组织的利益和声誉造成危害，即使同时对社会造成了危害，也往往由国家机关和社会组织承担责任。而法律则是社会规范，违法行为直接危害的是社会秩序。违反上述两种不同规范有不同的制裁方法，违反国家机关纪律规范的制裁手段是行政处分，这一手段对国家机关之外的社会人员无效，给予一个自由职业者以行政撤职处分显然没有任何意义。对违反《档案法》等法律所明确的社会规范、但尚未构成犯罪的行为，只能给予行政处罚，这一制裁手段对社会所有组织和人员都具法律效力。以行政处分替代行政处罚，实际上是使违法人员逃避了法律制裁。

另外，在“法律责任”一章还有“责令赔偿损失”的处罚手段，“赔偿损失”严格讲是民事责任，也不是行政处罚。行政主体“责令赔偿损失”，行使的不是行政处罚权，而是行政命令权，从法理上讲国家行政机关无权通过行政命令的手段剥夺公民物权。“赔偿损失”只能由法院决定，行政机关无权裁决，也无权责令。

综上所述，对违反《档案法》行为的制裁，只适用《行政处罚法》中所规定的处罚种类。除此之外，如行政处分、责令赔偿损失等手段严格来讲都是非法的。

三、法律责任应该明确承担责任的主体

承担《档案法》中法律责任的主体，是国家档案管理事务中违法的行政相对人。行政相对人有两种，一是法人，即国家机关和社会组织;二是自然人，即公民个人。在何种情况下应该由法人或者由自然人承担法律责任，是一个比较复杂的问题。《档案法》中规定除了“擅自出卖档案或者转让档案的”;“倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”两种违法行为是由“企事业组织或者个人”承担法律责任之外，其余各项违法行为都是由“直接负责的主管人员或者其他直接责任人员”，也就是公民个人承担法律责任。这里显然有商榷的余地。

在档案管理事务中，公民个人在履行职务活动中的违法行为，除本人应承担纪律责任甚至刑事责任之外，赋予其职权的国家机关和社会组织也应该承担行政责任。在《档案法》中所认定的违法行为：“不按规定归档或者不按期移交档案的”，或者“明知所保存的档案面临危险而不采取措施的”，或者“档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的”，可能有多种原因，并不一定完全是档案工作人员的责任，但都是国家机关和社会组织在管理上的失职，是国家机关、社会组织自身未能认真履行《档案法》所规定的义务所致。因此，首先应该承担法律责任的是国家机关和社会组织本身，而不是这些组织“直接负责的主管人员或者其他直接责任人员”。在上述组织承担法律责任之后，是否追究、追究何人的纪律或刑事责任，则不是《档案法》所应该关注的重点。