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基于网络的开放档案目录探究

2013-01-10

很多网站提供了部分档案的免费查看或下载,但也有部分档案馆对档案实行有偿使用。如浙江省和青岛市档案馆就对大多数馆藏实行利用收费。以青岛市档案馆为例,利用者在该档案馆网站进行注册并以现金、查档卡、邮局汇款或银行汇款等方式交纳查档费后成为高级会员,可通过“留言板”或“在线提交查阅需求”要求查阅所有开放的档案资料全文信息。这种行为目前受欢迎程度不大,但是否具有市场前景关键还在于档案馆能否提供高质量、高实用性的档案材料。

二、构建我国档案开放目录的途径

(一)内容选择

1、把握利用需求,有选择地数字化馆藏

“根据了解,目前一般区(县)档案馆馆藏量在12-15万卷,按每卷档案50页计算,大约共600-750万页。如将这些档案全文数字化,按照目前市场价格(扫描和输入0.25-0.4元/页)计算,一个区(县)级档案馆全文数字化将需投入150-200万元。”然而,“‘十五’期间,中央财政对县级公共图书馆、文化馆基础设施共投入136.4亿元,比‘九五’期间增长约50%。而对比之下,同期中央财政对县级国家综合档案馆的投入则为零。”在此情形下,对所有馆藏档案进行全文数字化显然脱离实际。因此。档案目录数字化应成为档案数据库建设的首选环节,然后逐步扩展到档案原文的数字化。档案馆必须正确把握本馆的利用需求,根据目前档案利用的实际情况有选择地进行数字化。强调突出馆藏特色,把有限的资源用在最需要的地方。

2、整合档案资源,增加民生档案的比例

“民生档案包括社会保险档案、医疗保险、最低生活保障档案、婚姻登记档案、房地产档案、拆迁安置档案、人口计生档案、药品食品监督档案、环境检测档案、土地承包和林权改革档案等百姓关注、涉民密切的20余个门类档案。”在过去很长一段时间内,档案馆与民众的生活一直处于相对脱离的状态。造成这种局面的原因之一便是档案部门长期注重对政府机构文书的收集,缺少对社会变迁的记录,另一原因是档案部门缺乏服务意识。但随着近年来群众维权意识的提高,档案意识也随之增强,到档案馆查档解决实际问题的趋势越来越突出。据四川省档案馆查阅利用室的工作人员介绍,2007年“查阅社保养老、房屋产权、婚姻登记档案的人员增长特别明显……以成都市为例,2007年该市档案利用人(次)增长幅度达到50%,金牛区、锦江区、青羊区甚至达到了60%以上。从生老病死到衣食住行,民生档案与百姓生活渐行渐近。”0这种现象在全国其他地方档案馆也普遍存在,据张家港市档案馆利用情况的统计,“2005年和2006年的个人利用比例分别为87%和81%。……民生类档案的查阅则在此期间从579卷次/年上升到5740卷次/年,增幅达十倍之巨,并且在‘十五’期间一直高高占据档案利用量榜首之位。”这种个人与机构查档比例大逆转的出现反映了群众对档案利用需求的一种新趋势,说明民生档案正成为群众关注的热点。

3、多媒体检索