1、收集范围的确定

关于现行电子文件中心只收集政务网上流转和形成的现行文件，而不接收各部门已归档的电子文件，这一点界内已基本达成共识。但是，就政务网上现行文件的采集范围还存在分歧：第一种做法是只收集政务网上流转的可公开的电子文件，第二种做法是收集政务网上具有保存价值的电子文件，第三种做法是收集政务网上流转和形成的所有电子文件。笔者认同第三种做法，理由主要有以下两点。

第一，如果只收集政务网上流转的可公开的现行电子文件，政府有关部门的信息利用会受到影响。现行电子文件中心服务对象既包括社会公众，同时也包括政务活动者自身，并且文件的权限设置分为三个层次：完全公开、部分公开、不公开。因此，有些现行电子文件，虽然不能对公众开放，但可以在政务内网上为政府有关部门提供利用，如按照政府信息公开政策选择可公开的现行文件，必然会导致那些对政务活动者自身有用的部分公开或某些不公开的文件不能被及时有效的收集和利用，从而影响政务活动者查阅政府文件之需要。第二，如果只收集具有保存价值的电子文件，会影响政府信息公开工作的开展。因为有公开利用价值的文件并不等于有保存价值的文件，这就势必会导致一部分需公开的现行文件得不到及时有效的公开，从而影响政府信息的发布和利用效果，违背了建设电子文件中心的初衷。

2、文件审核及发布流程和执行主体的确定

目前，主要存在两种流程：一是由报送单位进行初审，再报送到文件中心。所有单位报送的文件，报送后进人报送文件列表，由档案局负责对其进行复核，复核通过后立即发布并提供利用，常州市现行电子文件中心就是这种做法。二是按单位报送，由电子文件中心预发布，经主管单位复核后进入发布程序。各现行电子文件中心可根据自身实际情况及与有关部门的分工协作，采取相应的审核流程。但是，有一点需要明确，由于各报送单位对自身报送的文件较熟悉，由其进行初审，不仅准确、效率高，而且可以减轻电子文件中心管理主体档案局(馆)的工作负担。所以，选择第二种方案效果会更好。 　　四、现行电子文件中心文件的最终处置

1、现行电子文件中心文件的最终处置方法

目前，现行电子文件中心文件的处置方法主要有两种：一是向各单位上传电子档案。如常州市和张家港市电子文件中心并不长期保存收集到的电子文件，而是向各立档单位提供上传每年所形成的电子档案;二是向档案馆上传电子档案。如天津开发区电子文件处理中心的做法是向数字档案馆迁移需归档保存的电子文件。二者共同之处是其上传的都是具有归档保存价值的电子文件。

2、相关问题及建议

对现行电子文件中心具有保存价值的电子文件进行归档，一定程度上可以有效地防止这部分文件的流失，使其得到更好的保护和管理。另外，可以为不断收集进来的电子文件腾出更大的存储空间，集中力量做好现行电子文件的信息共享和利用工作。但是，有些问题值得我们加以关注。

(1)电子文件中心向各单位上传电子档案，会导致重复工作。

目前，我国现行电子文件中心的建设主体是同级档案局(馆)，其日常工作都由档案局(馆)负责，向各单位上传电子档案意味着这些电子档案要从档案局(馆)的管理下流向档案室的管理，而我国档案室需要定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交，这就极易导致同份电子文件会从档案馆管理下转到档案室的管理然后再次转到档案馆管理。工作的重复，不仅会导致人力、物力、财力的浪费，而且每增加一次文件迁移，电子文件发生信息损失的风险就越大。所以，笔者认为电子文件中心可以把具有永久保存价值的档案直接上传到档案馆电子档案管理系统中，直辖市(州、盟)同时需把长期保存价值的电子档案进行移交，而具有短期保存价值的档案则上传到报送单位，如果报送单位先前已保存了这些电子文件，则不需要上传，可以与报送单位进行协商。这样做不仅能使需归档的电子文件及时得到归档，而且可以避免重复劳动，节省人力物力，同时减少文件迁移过程中的风险。

(2)电子文件中心的归档工作，不应该由档案馆来做。

各电子文件中心对文件的处置来看，不管其是上传到档案馆，还是上传到档案室，其所外传的文件都是具有保存价值、需要归档的文件。所以，档案馆承担了现行电子文件的归档工作。而我国《机关档案工作条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》等文件均规定了归档是文书部门的责任。另外，由于档案馆工作人员对各单位文件并不熟悉，即使由档案馆工作人员负责，其归档工作也不一定能做好。相反，由于各立档单位文书部门或文件工作人员熟悉本单位文件工作，由他们来做能起到事半功倍的作用。所以，电子文件中心的主体虽是档案局(馆)，但其归档工作不应由档案馆来做，而应由各立档单位来做。建议可以与各单位进行协商，让其调用专门人员对这些保存在电子文件中心的文件进行鉴定归档。

五、现行电子文件中心发展展望中应注意的问题