展中信息主要是展览过程中与观众互动的情况,社会媒体继续对公众反馈展览信息,吸引更多公众参观展览;展览举办者在内部对信息进行交流,以及时弥补展览中的不足,提高展览水平。
展后信息服务作为展览后续服务为观众创造了附加值,不仅树立了展览的品牌形象,还有助于促成观众再次参观档案展览、再次接触档案。对展览好坏的评定不只局限于展前和展中服务,展后服务也是不可或缺的一项评定因素。
展览动态信息服务的好坏可以通过以下方面进行评价:公众是否已经知晓信息的基本内容,是否知晓信息最重要的内容,参观人数的变化,观众态度的变化,展览效果调查,展览跟踪反馈,观众评价的变化等。
展览动态信息服务的内容涉及:展览深厚的历史与文化内涵,展览与各行各业及生活的方方面面的广泛联系,服务生活的生动实例等。
在这一点上,北京市档案馆举办的“让昨天告诉今天——北京商品票证回顾展”做出一个良好的示范。从展览筹备之初,宣传工作就介入其中,并制定了详细的计划:在第一次新闻发布会时,邀请多家新闻媒体报道,并准备有不同层次的新闻稿;展览筹备之中,举办捐赠仪式,媒体报道新闻,拍摄短小的电视专题片在电视台播出;开展之前,主要报纸开辟三个专版进行全面报道,其他一些媒体进行大量报道,几个头版头条,形成了比较大的声势;开展以后的跟踪报道,媒体采访观众,反映展览盛况,举办者接受反馈信息;固定展结束后开始巡展,深入社区街道,接触到最普通的百姓,在展览举办近十年里,多次到京城各大庙会以及区县乡镇、社区展出,数十万计的观众参观了该展览。观众一边观看一边发出“通过参观这个展览,既能感受生活变化给人们带来的实惠,又能重温那段岁月,更能想像出美好的明天”的感慨。这一展览各界反响强烈,档案展览信息服务形成规模,产生轰动效应,并保持持续不断的热度。
(二)展览管理服务
展览管理主要体现在展览举办者对自身的管理上。之所以称展览管理为服务,是因为:一是通过加强管理,达到提升展览质量的目的,达到为观众提供视觉服务的目的;二是通过加强管理,使今后类似的展览可以学习借鉴,为展览的举办者提供参考服务,同样达到给观众呈现出主题鲜明、内容生动的视觉精品的目的。
展览服务管理有以下特点:①独特性。每个展览的内容、达到的目的不尽相同,举办者通过对展览的管理,展出区别于其他的、有个性的档案展览。②时限性。任何展览在启动、规划、实施、监控和收尾过程中,都伴随着严格的时间管理。时限性的特点将使得展览在展览开幕后,很难对前期的失误和过程予以补救,因此要求展览举办者本着对观众高度负责的态度精益求精。③重复性和逐步完善。各个档案馆每年都要举办档案展览,展览管理的许多过程都具有一定的重复性、可借鉴性。因此,展览的质量可以在不断总结以往经验的基础上得到提高,在档案展览的长远生命周期中可以得到逐步完善。