长期以来，人们都在力求探知科学完备意义的“档案”所包含的真义，但就目前来说，这一任务并未完成，今后能否实现，笔者也不敢肯定。纵观中外档案界对档案的定义，不下千余种，似乎远未完结。就档案定义的纷争来说，无疑是正常的学术现象，但究其原因，不能不从认识的和社会的角度去探究。美国社会学家布鲁默提出社会科学领域的概念都只是属于“触引性概念”，起着引导性的作用，笔者极为赞同。在档案学研究中，基于研究主体对档案属性的不同把握，会使“档案”这一客观对象在研究者心目中呈现不同的“意象”，如原始的历史记录、归档保存的文件材料、本源性信息、可以追溯的社会记忆、备以查考的文件、具有历史联系逻辑排列的文献实体等等。这种种“意象”是档案学研究者档案意识的一种图像，表明我们是在不同的相互关系中去看待和研究它们。我们姑且不去对这些“意象”进行解读或科学意义上的评价，单就这些意象的呈现而言，它融汇了研究者(个体或者群体)的个体意识与社会意识、历史知识与自我认知，是一种档案世界观的呈现，以及对档案所赋予的不同意义。
2、档案属性的把握决定着研究者的档案价值意识与价值取向
客体的属性是产生价值的基础条件和原因之一，客体属性的分析是功能分析、价值分析不可缺少的前提和基础。“我们知道，世界上客观存在的纷繁复杂的事物，自身都具有很多属性。它们可以在不同的方面对人有用，因而具有满足人的某种需要的价值。但是，人要使物的属性成为现实的有用性，实现其满足人的需要的价值，就不但要发现和了解物的属性，而且要按照自己在社会中历史地形成的需要和本性，按照自己内在的尺度，就这种物的属性对自己是否有用和是否有满足某种需要的价值作出评价”[9]。因此，对档案属性的研究和运用体现了人们的价值意识和价值倾向性(价值取向)。
在我国早期的档案学研究传统中，学术共同体较为普遍地强调了档案的史料属性和历史研究价值。古代史家司马迁、刘知几、司马光、章学诚等对档案史料价值的重视自不必说。十九世纪末至二十世纪初，随着安阳甲骨档案、敦煌文书经卷、西北汉晋简牍、内阁大库明清档案为突出代表的四大档案史料的发掘、发现，史学界、学术界对档案史料价值的评价可说是达到了空前的高度。徐中舒、沈兼士等在整理明清内阁大库档案时认为：“史料来源，当然不限于档案，而档案却是一切史料当中最重要的史料。”禹贡学会的领袖顾颉刚说：“近年来中国学术上有很大的进步，促成这种进步的泉源”，“最重要的则为直接史料的发现和利用。不过最惹人注意的：一是殷商甲骨文字的发现，这是上古直接史料的宝库，一是清代档案的保存，这是近代直接史料的大本营”[10]。梁启超、傅斯年、陈垣等史学大家对此都有精辟的论述。
档案的史料价值一直到上世纪80年代之前，可以说都是档案的核心价值观之一，然而80年代以后，随着信息论的传播、信息技术的发展、信息社会的兴起，史料价值逐渐淡出人们的视野，档案的史料属性也随之被“边缘化”。代之而起的是人们从信息角度对档案属性及其信息价值的重新认识和定位，学术共同体对档案的属性及其价值的表述出现新的转向：“档案是信息的一种，是信息大家族中的一个重要成员”;“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原始性固化信息”;在信息家族中具有“基础支撑性地位和作用”;“在社会生活中发挥着前所未有的重要作用”……
档案作为社会存在物，不是纯属“自为的存在”，而是“为他的存在”，上述对档案属性与价值观念的论述表明了人们对档案的态度和价值的取舍标准。它既与人们各自的需要、利益等相关，也与人们所处的社会文化背景相关。我们不能简单地说对档案史料价值的强调就是落后的、保守的，对档案信息价值的强调就是先进的、开放的，只能表明在不同的时代与文化背景下，研究者对档案的价值观念发生了转向，也意味着档案文化的新转向。
“价值”概念的形成和应用，体现了人类对人的内在尺度、主体的内在尺度的自觉意识，是这一客观尺度的思想表达形式和理论表达形式，正如马克思所说：“这种语言上的名称，只是作为概念反映出那种不断通过重复的活动变成经验的东西，也就是反映出，一定的外界物是为了满足已经生活在一定的社会联系中的人的需要服务的”[11]。对于档案属性的不同表述，我们不能只是简单地、赶时髦地“替换”，而应发现其中隐含的档案价值意识的深意。
3、档案属性的把握决定着研究者的理论选择和理论建构
近代学者黄彝仲曾言：“档案之功用，多因观点与立场不同，持论见解，互有差异，各以其自己之主观，强调其作用。历史家视档案为史料，……收藏家视老档案为古物，行政家视档案为治事之工具。”此论一方面可以说明本文上述两点的阐述，同时它也表明研究者在观察和认识事物时，受着既有理论的引导与支配。
从认识论的角度看，人们对于客体的认识不是对客体的直接反射，而是必须经过主体依据自身既有的认识尺度和认识图式(如概念、理论、例证、储存的心像和可参考的图形等)对客体进行判定的过程，从已有知识出发去探究未知的事物或事物未知的方面。“观察主体的理论抽象取决于主体的理论结构。在现代科学中要把握观察客体的本质规律，就必须在观察中始终发挥主动性”[12]。科学社会学家巴里·巴恩斯也认为：“科学中的观察是‘理论负载的’(Theory Laden)”[13]。这些观点表明，在观察事物或事物的不同属性时，需选择不同的理论框架和理论路径。
对档案属性的各种不同的分析，不只是表达一种观点，确立一种对档案的信念，更重要的是我们还要“发现和实际地掌握对它的使用方式”。档案的不同属性满足人类的不同需求，需要我们解决不同的问题，因此，在研究中我们应当选用不同的理论工具。正如人们在学习、解读第十四届国际档案大会报告时指出的“16世纪法学方法帮助人们从法律凭证角度认识了档案的功能;18世纪古文书学方法帮助人们从事实记录角度认识了档案的功能;19世纪历史学方法帮助人们从原始史料角度认识了档案的功能;20世纪社会学方法帮助人们从人类记忆角度认识了档案的功能;信息学的方法又帮助人们从信息资源角度认识了档案的功能”[14]。在研究中，理论交叉、理论融合固不可少，但基本的理论工具我们还是不能放弃的。
“每种理论和每个理论家在建构理论的过程中都将社会现实意识形态化，使之体现着自己所接受的某些价值”[15]。档案属性的把握可以成为档案理论建立的基本预设，从不同的属性观念出发，建构档案学的知识体系。“事实表明，对于同一客体，不仅在不同的历史时代和社会环境下，而且在同一个历史时代和社会环境下，依主体现实的需要、目的和本质力量性质的不同，可以引起不同的认知观念，建立不同的理论学说，形成不同的科学体系，产生不同的使用方式”[16]。