《政府信息公开条例》指定各级国家档案馆为政府信息查阅场所，目前各地档案馆已纷纷设立“现行文件阅览室”。尽管由于时间和地域限制，这种做法远远不能满足人们利用政府信息的需要，但随着网络的普及，政府信息网上公开可以有效地弥补这一缺憾。现行电子文件中心作为政府信息公开的重要平台，应由档案行政管理部门来担任其管理主体之职，实现“现行文件阅览室”向更高层次的发展。

4、机构职责

由于各信息主管部门主要负责信息安全维护，与现行电子文件中心的建设宗旨不符，而各政府办公厅(室)并不具体承担文件的开放利用，所以现行电子文件中心应以档案行政管理部门为管理主体，并努力争取相关部门的配合和协助，以保证电子文件中心的健康发展。同时，希望相关部门能尽快出台有关法规政策，明确档案局(馆)的主体地位，解决不必要的纷争和管理体制上的混乱。

三、现行电子文件中心的基本功能

从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，其基本功能包括三个方面：一是电子文件的接收，主要是通过已建的政务数据交换网络高效率地实现电子文件的在线采集;二是电子文件的审核与发布，主要是对所采集的电子文件格式、内容进行审核，同时根据提交者的要求划分文件的开放范围和利用权限，并对审核后符合要求的电子文件予以发布利用;三是电子文件的保管，一般采用数据库和文件管理方式对采集的电子文件信息进行存储，电子文件目录通过数据库存储，其对应的电子文件全文则保存在计算机的文件系统中。在明确现行电子文件中心基本功能的同时，对功能实现过程中一些具体问题必须予以探讨，以寻求最佳实现途径。

1、收集范围的确定

关于现行电子文件中心只收集政务网上流转和形成的现行文件，而不接收各部门已归档的电子文件，这一点界内已基本达成共识。但是，就政务网上现行文件的采集范围还存在分歧：第一种做法是只收集政务网上流转的可公开的电子文件，第二种做法是收集政务网上具有保存价值的电子文件，第三种做法是收集政务网上流转和形成的所有电子文件。笔者认同第三种做法，理由主要有以下两点。

第一，如果只收集政务网上流转的可公开的现行电子文件，政府有关部门的信息利用会受到影响。现行电子文件中心服务对象既包括社会公众，同时也包括政务活动者自身，并且文件的权限设置分为三个层次：完全公开、部分公开、不公开。因此，有些现行电子文件，虽然不能对公众开放，但可以在政务内网上为政府有关部门提供利用，如按照政府信息公开政策选择可公开的现行文件，必然会导致那些对政务活动者自身有用的部分公开或某些不公开的文件不能被及时有效的收集和利用，从而影响政务活动者查阅政府文件之需要。第二，如果只收集具有保存价值的电子文件，会影响政府信息公开工作的开展。因为有公开利用价值的文件并不等于有保存价值的文件，这就势必会导致一部分需公开的现行文件得不到及时有效的公开，从而影响政府信息的发布和利用效果，违背了建设电子文件中心的初衷。

2、文件审核及发布流程和执行主体的确定

目前，主要存在两种流程：一是由报送单位进行初审，再报送到文件中心。所有单位报送的文件，报送后进人报送文件列表，由档案局负责对其进行复核，复核通过后立即发布并提供利用，常州市现行电子文件中心就是这种做法。二是按单位报送，由电子文件中心预发布，经主管单位复核后进入发布程序。各现行电子文件中心可根据自身实际情况及与有关部门的分工协作，采取相应的审核流程。但是，有一点需要明确，由于各报送单位对自身报送的文件较熟悉，由其进行初审，不仅准确、效率高，而且可以减轻电子文件中心管理主体档案局(馆)的工作负担。所以，选择第二种方案效果会更好。 　　四、现行电子文件中心文件的最终处置