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国有建筑企业改制后的档案管理之探析

2013-01-09

2、探索新型管理模式,保持档案有机联系。首先,可以尝试集中统一、区别管理的模式,即全公司的档案工作规划、制度规范和管理标准要统一,但不同权属的档案可以区别管理。对母公司综合档案馆而言,要集中管理权属公司本部以及子公司的档案,各子公司将档案定期向母公司档案馆移交;同时对子公司或其他相关单位的有关档案实行目录管控,建立档案的有机联系,实现档案信息资源的共享。其次,对重组演变过程中的档案进行特殊处理。为方便利用,对公司兼并、合并、分立等重组所涉及的企业,具有独立法人资格的存续企业档案仍存原单位,重组过程中形成的档案相关方各存一套,重组后的档案与重组前的档案分库保管,业务上接受母公司档案部门的统一监管;不具有法人资格的存续单位,重组前后的档案全部移交母公司档案部门统一保管;消亡企业的档案按归属主体进行集中和承继。第三,建立责任传导机制,解决档案管理分散问题。由于档案的产生过程不在档案部门,所以要确保改制重组和各个项目上的档案资料能够完整的收集起来,必须把档案的收集、立卷、移交责任进行分解,并明确地传导给参与改制重组的部门和所有项目管理机构,通过责任分解,并与奖惩结合,确保这部分档案的齐全完整。

3、正确把握档案价值体系,不断提高利用效果。首先,要保证档案作为信息资产的完整性,即严格按照归档范围,将反映公司改革、重组、生产、经营、科研、管理等各门类的档案资料收集齐全,按规定整理立卷,统一管理。特别要注意如土地、房屋、设备等有形资产以及专有技术、专利权、市场信息、决策资料、投标资料等无形资产的档案载体,要视为技术商品、商业秘密加以保护,按照企业核心技术档案的要求,加密集中保管并提供有限利用。其次,要改善服务,满足需求。着重加强资产、权益、市场营销等专题编研,深入系统地挖掘历史档案的现实价值,为企业创造更大价值提供服务。对改制重组后的证据性档案,可按产权的归属保管和提供利用。第三,要努力提高服务效率。方便快捷的服务是档案工作的生命线。在计算机技术、多媒体技术和网络技术被广泛应用的今天,我们要大力推进现代办公手段在档案管理领域的应用,把档案的数据化、介质的电子化、管理利用的网络化纳入企业信息化建设总体方案,逐步改变单机操作、手工作业为主的管理方式,这既是应对复杂多变需求的需要,也是提高服务效率的有效途径。

4、建立健全规章制度,完善依法治档体系。改制后的建筑施工企业,大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征,加上固有的分散、流动特点,再靠传统的行政命令手段去推动档案工作显然不行。为此,我们一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传,让全体员工明白依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的重要举措,也是每个职工肩负的职责。另一方面,要抓紧清理健全相关的制度,建立与多元化特征相匹配的制度体系,制定现在缺失的制度,修订或废除不相宜的制度,建立起符合实际、相互联系、共同遵守的管理规范,使改制后的档案工作有法可依,管理更加科学,服务更加有效。

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