1、调查研究，建立、健全归档制度。归档制度(包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等)是各部门及个人做好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据，同时也是档案部门取得档案，监督、指导、检查档案归档工作的必要手段。档案部门要以国家及专业主管机关制定的相关文件为指南，充分了解重大活动的性质、职能分工以及文件材料的产生、运转过程，文件的种类、内容、形成特点和规律，制定具有操作性、便于执行的归档制度，保证归档文件的数量和质量。例如在归档范围的编写上，我们可以以部门为单位，从其工作职能出发，探寻工作中会产生哪些档案文件(包括内容、载体、类别等)，再逆向思维，了解档案形成规律，明确档案归档范围。以北京奥运会开闭幕式导演工作室为例，随着档案工作的深入开展，我们了解到一个创意思想会依托于创意文本、手稿、制作图、效果图、三维动画等不同形式，会形成纸质、声像、电子、照片、实物等不同类型的档案，这些都在我们的档案收集范围之内。除了对创意定稿的收集，在定稿形成之前，会形成多份修改稿或有阶段性、代表性的稿件，这些都见证了创意思想的萌发与创意过程的演变，同样具有宝贵的历史价值。

2、根据工作需要，制定有约束力的规章制度。对于移交部门人员来讲，这些文件能起到引导和约束作用，在一定程度上也能增强档案工作的重要性、权威性和专业性，这包括移交说明、工作计划、相关通知等。另外，档案部门还应注重宣传、监督、检查等工作，进一步强化规章制度的执行，从而为档案收集工作提供有利保障。

(三)建立档案管理网络体系，实行岗位责任制，形成纵向联系网

由于重大活动中成立的部门及参与人员较多，致使工作中形成的档案资料较为分散。档案员不可能挨个走访工作人员进行档案收集，而要遵循统一领导、分级管理的原则，依靠档案管理网络体系的建立与完善。具体可以根据组织机构的设立，以部门为单位，部门负责人负责统管该部门的档案工作，同时选定本部门一名或两名兼职档案员，落实具体工作。档案部门要明确网络体系中每个人的工作职责，强化相关人员的档案意识，提高兼职档案员的素质，建立正常的工作秩序。即要加强与负责人的沟通，让其随时了解本部门的档案移交情况，并使其给予该部门档案工作的高度配合与支持;还要增加与部门兼职档案员的联系，对其进行业务指导和监督检查，保证收集工作随时跟进，发现问题及时解决。在条件允许的情况下，档案部门可召集所有部门负责人及兼职档案员开展专业培训。在增强其档案意识的同时，还要传播专业知识，让其了解什么是档案、档案的类型以及规范化整理等。

(四)依靠法律和经济手段，确保档案收集齐全完整