前面提到的分级管理和分类管理相结合模式是高校教学档案资源管理方法的应用模式,从高校教学档案管理的具体操作过程中采用的技术手段和资源开发方式看,最重要的模式就是教学档案管理的网络化信息服务模式。所谓的网络化信息服务模式,实际上就是以为利用者提供方便、服务师生、服务教学、服务学校、服务教育为目的,进行教学档案管理的信息化、数字化和网络化。

档案管理的信息化、数字化主要反映在两个方面:一是纸质文档的数字化处理,形成电子文档;二是档案的计算机辅助管理系统,以解决档案的组卷、查找和利用问题。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,电子文档并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字化、信息化将大大改善其管理和利用的效率。同时教学档案的信息化管理可以降低劳动成本,提高工作效率。

教学档案管理的网络化主要反映在两个方面,一是服务方式的网络化,即档案管理部门可以通过网络和信息系统为使用者提供教学档案信息的查询以及档案信息的统计、分析、报表制作等服务;二是教学档案管理主体的多样化和网络化,以前档案管理的主体就是特定的档案管理人员,网络化信息服务模式的档案管理的管理主体不单包括了传统意义的教学档案管理人员,同时将教学档案的使用者转化为档案管理主体,并分别赋予不同类别的管理主体相应的权限,比如学生也可以成为教学档案管理的管理主体。他们可以通过网络增加、编辑自己的个人信息,这些信息经教学档案管理人员审核确认后即生效存档。同样,新的档案管理系统还存在其他各种不同类别和权限级别的信息提供节点。这种网络化的教学档案信息系统不但能统一处理各种信息和数据,避免自相矛盾,还可以充分利用网络来收集、共享,降低了劳动成本,同时也解决了重复劳动的问题。

参考文献:

1、孙剑卿:《浅议教学档案的管理模式》,《内蒙古科技与经济》,2006(15):141-143。

2、冯睿琳:《试论高等学校档案的价值》,《兰台世界》,2008(8)上半月:50。