网上信息中心是未来政务信息中心的基本模式。为此,档案馆应加紧信息化工程建设,尽快实现管理的现代化,把档案馆建成网上政务信息中心。

一是要积极争取把档案馆信息化建设纳入政府信息化规划和重点建设计划,为档案馆信息化建设寻求政策和资金支持。

二是要加强信息基础设施建设。档案管理信息化建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。要加大经费投入,配备满足数量要求和配置要求的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机、复印机等设备,选用统一的高质量的应用软件,建立标准化的数据库,这样才能实现档案收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的信息化管理。

三是要改革现有的工作模式,不断增强信息处理能力。政务信息中心向社会提供的是系统的政府信息,提供的是信息产品,不再是传统意义上的档案文献,而且提供利用的数量也会越来越大,档案馆必须具备强大的信息处理能力才能满足工作需要。目前档案馆管理模式、管理手段和管理方法都是在传统档案文献管理的基础上建立起来的,离政务信息中心的要求还有一定的差距。档案馆必须根据新的角色要求进行全方位的改革,在先进的信息管理理论指导下,遵循信息工作规律进行流程再造,借助网络信息技术,开发档案信息管理系统,逐步实现档案信息采集、加工整合和提供利用的自动化、网络化,不断提高档案馆的信息处理效率。

四是要积极实施数字化工程,丰富数字信息。网上政务信息中心是以数字信息为基础的。传统的档案馆馆藏大多是以纸质档案文件的形式存在的,必须加快其数字化步伐,为建立网上政务信息中心做好信息准备。馆藏信息数字化包括馆藏档案文件数字化和档案目录数字化。馆藏档案文件的数字化应从两方面、通过两个渠道来实现。一要抓好馆藏档案的数字化,通过数字化技术,将馆藏纸质档案、照片档案、录音录像档案转化为电子档案;二要大力接收现行电子文件。当务之急是制发电子文件收集整理和归档办法,要求各机关档案室收集积累本单位形成的电子文件,并随同现行文件移交档案馆。档案目录数字化通过对档案文献内容和形式的分析,著录标引档案文件的检索特征,建立馆藏档案文件目录数据库,为信息的检索利用提供基础保障。

此外,在信息化、数字化的社会大背景下,电子文件的数量急剧增加,档案管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划,进行同步设计、同步实施,实现文档管理一体化,通过政府门户网站政务公开栏目设置“申请公开”分栏目,网上受理政府信息申请,并实现政府信息的网上公开。

3、要尽快建立和完善档案数据标准,实现信息共享