2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度

按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。

①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。

在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复;也可复印后扫描。

②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式;纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。 　　使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，能够扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时做出相应调整。

③图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水印。操作员可对图像进行镜像、任意角度旋转，调整亮度、对比度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，提高影像质量。

④图像识别：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面。使用内置OCR识别引擎，根据区域特征自动进行版面还原，对文档中的文字信息进行识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。

⑤索引录入：经由OCR自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。

⑥档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要保证盒内每件档案的完整准确。

3、数字化成果的存储

同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件;而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。

采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。

三、档案数字化的重要意义

1、实现资源共享，提高工作效率

档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

2、有效地保护档案实体的安全