(三)民生档案接收进馆的范围没有明确界定

很多民生档案保存于各机关单位内部职能业务科室,而非档案室,其保存条件有限,有的甚至很糟糕,出现潮湿水浸迹象。这些现象一是由于部分单位行政管理没有理清、理顺,不知道应向谁寻求帮助与指导,不知道档案是否应当移交,移交给谁;二是各区县档案馆对民生档案的接收进馆范围也没有明确的界定,相关民生档案移交、接收工作无从开展。

(四)民生档案利用率较高,但数字化程度较低,检索不便

由于民生档案是真正涉及广大公民自身利益的,因此大部分的利用率都较高;但由于管理不到位,民生档案信息的检索体系还不完备,数字化、信息化程度较低,检索查询、提供利用方面还无法实现快速便捷的效果。 　　三、民生档案管理与利用应采取的措施

针对民生档案存在的上述各种问题,笔者认为档案部门当务之急应当做好以下几方面工作:

(一)档案部门需对管辖范围内产生、保存的各类民生档案进行详细调查研究,摸清家底,做好民生档案排查和登记工作

1、各单位基层档案室应当结合本机关单位工作职能以及内部科室职能,研究各科室可能产生的民生档案种类,并深入科室进行实地调研、排查,对各科室实有民生档案种类、数量、整理现状、保管条件、利用率等各方面情况进行登记、汇总。2、各区县档案馆应当对本区域内各机关单位产生的民生档案进行分类登记、汇总,做到心中有数,特别是对民政局、劳动局、辖区街道等形成民生档案的重点单位,应当深入实际,详细调研。可以建立民生档案登记和年检制度,详细记录本区域民生档案的形成和管理单位、主要内容、数量、整理规范和标准、信息化建设、开放利用规定和利用情况、移交进馆规定等信息,以便掌握民生档案管理和利用情况,实现有效监管。

(二)根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准,对民生档案实体进行分散保管,同时进行统一指导管理

各级档案部门应当从源头抓起,确保民生档案不流失、不散失。指导涉民档案管理部门完善相关业务标准,根据不同形式、不同服务人群等制定各自的管理标准或遵循行业标准,努力打造民生档案管理和服务的制度保障体系。重点抓好出生、学籍、劳动就业、婚姻、社会保险、医疗卫生、城市拆迁、房地产、企业职工等民生档案管理。统筹管理,将民生档案进行简单归类、整合、集中控制民生档案信息数据。

(三)综合考虑民生档案的各种情况,合理规定进馆范围