(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术 性强,从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.
为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出 相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异, 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的 完整、准确和系统性. 三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善,档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用,笔者以为应从以下几方面加强管理: (一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工 作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究 和解决档案工作中的实际问题.
(二)提高档案人员素质 搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.
(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的 规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后,不论
是总承包 还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做 好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.
(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应 建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订 合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工 单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使 基建档案进入正常化管理.
(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管 理和利用,更好地适应现代化管理需要.
四、结语 基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把 好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不 断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务, 做出更大贡献.
参考文献: [1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济, 2005, 15(10): 236-237.
[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报:高教研究版, 2003(9): 54-55.
[3]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J].经验交流, 2005(7): 66-70.