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对优化高校基建档案管理工作的探析
Abstract:University s construction files are importantparts foruniversity to conduct its overallplanning and constructionmanagement.This paper analyzes the currentconstruction filemanagement, themain problems and the reasons in universities, discusses specific prac- tices addressed to these questions and puts forward to strengthen the filemanagement scientifically.
Key words:university; construction file;management
摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建 议.
关键词:高校;基建档案;管理
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部 分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐 步完善管理方法具有现实意义.
一、高校基建档案建设的特点和作用 (一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外,还具有它独有特点.
1.成套性。完整的基本建设项目档案形成,需要 每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具 有成套性的特点.
2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建 档案具有专业性的特点.
3.实用性。基本建设完成后,建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建 档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.
4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际 操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.
(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭,立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学 校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用.
2.参考作用。基建档案对查考过去情况,掌握历 史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用.
完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发 展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.
二、高校基建档案管理中存在的主要问题 (一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手 段,还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料 不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与 发展的需求.
(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高 在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理 意识不强,基建档案会存在许多问题。首先,归档的文 件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些 签字、盖章都不全,失去原有作用。其次,文件归档材 料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字 迹模糊。另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不 符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人 询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远 不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档 案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归 档的质量.