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探析高等师范院校教学文件材料归档的独特性

论文关键词：高等师范院校　教学档案　归档独特性

论文摘要：高等师范院校性质的独特性，决定了高等师范院校教学文件材料的独特性，决定了高等师范院校教学文件材料归档的独特性。其独特性主要体现为按教学环节及时归档。按教学环节及时归档应注意把握两个方面，其一是要按教学文件材料内在的有机联系进行归档，其二是要按照学年度将教学文件材料进行归档。

高等师范院校教学档案，是指各高等师范院校在教学和教育管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高等师范院校教学管理活动中产生的教学文件材料，既是教与学的综合体现，也是学生综合智能的初次反映，有的还是科研成果的雏形。由于高等师范院校有其独特性，师范院校教学档案的归档自然也有其独特性。

一、高等师范院校教学文件归档的独特性

档案材料的归档可以说各有千秋：科技档案材料的归档，是根据科技档案的专业性、科技性、成套性、现实性、复用性、多样性特点进行的;文书档案材料的收集，是以年度为归档期限(一般是将当年一至十二月份的文件材料收集，在次年的六月底以前归档);建设工程档案材料的归档与科技档案材料的归档有很多相似的地方，但不同的是，工程档案的归档在该工程竣工后的三个月必须归档;会计档案是隔年归档;照片、声像档案事后应及时归档;计算机盘(含磁带、磁盘、光盘等)一年后归档。而高等师范院校教学档案的归档，是由其本身特点决定的。高等师范院校的主要任务不是行政管理，也不是企业管理，更不是生产建设，而是教学，所以高等师范院校档案材料归档自然不同于其他档案材料的归档，其独特性主要体现在按教学环节及时归档。教学环节可分为常规教学环节和课堂外教学环节。高等师范院校教学档案材料的归档，应根据这两个教学环节及时进行。

(一)常归教学环节的归档

常规教学也就是我们平常所说的课堂内教学。这一环节的归档，是按高等师范院校教育教学正常的工作秩序，将在这个过程中形成的教学方面的材料进行归档，以时间顺序为主，其内容包括开学前期形成的教学计划、教学进度安排表、课程设置计划;学期中期的教学进度情况，学期结束前所形成的教学文件材料，以及考试结束后档案材料的归档等等。

第一阶段：开学前期

开学前期形成的文件材料如学期开课计划书、教学任务书、学期教师授课计划、学期教学运行安排(排课、调课、任课教师的变更安排)等都是至关重要的，因此开学前期也是教学档案材料形成与收集的关键阶段。

第二阶段：学期中期

学期中期需归档的文件材料主要有教师的听课记录、学期中期各教研室的中期小结、教师教学工作小结、教学任务完成情况的汇报、班主任工作情况小结、教学督导组教学检查统计表等。学期中期档案材料的归档，是教学档案收集必不可少的一个环节，从中期档案材料归档可以看出教学工作中所存在的问题，以及需要改进的地方，这样可以促进教学工作。

第三阶段：学期结束前

学期结束前所形成的档案材料主要是考核、考务、考试、考察等方面的材料，像与考试有关的规章制度、考试科目安排表、平时考核成绩登记表、学生单课成绩考核表、考场记录表、试卷的制定方案、保密措施、评分标准、以及考察科目、考察计划书、考察情况总结分析等。

第四阶段：期终考试后