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档案管理工作的创新与发展之探析

[摘要] 随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，以及我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理工作发生了巨大变化。为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代发展的步伐，高校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度，提高信息化管理水平和提高人员素质等方面狠下功夫。

[关键词] 档案管理;创新;制度;信息化

随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，特别是随着我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理发生了巨大的变化：管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。针对高校档案管理工作遇到的各种挑战，本文从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。

一、高校档案管理工作的现状

近年来，随着高校的不断扩招和教育体制改革的不断深化，高校档案的数量和种类都不断增加。特别是随着信息化的发展，高校档案管理工作遇到了前所未有的挑战，集中表现在以下几个方面：

(1)档案管理制度不健全。近几年，虽然高校花下不少力气，制定了一些档案管理制度，但是从高校档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值;二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生;三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

(2)信息化水平低。随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。

(3)档案管理人员素质不高。一是缺乏专门的档案管理人才，不少高校的档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识;二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性;三是计算机应用水平不高和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。

二、高校档案管理工作的创新途径

面对高校档案领域发生的巨大变化，为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代的步伐，高校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面狠下功夫。

(1)完善各项规章制度。充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理技术，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。