第三，有效性是其存在和保存价值的基础。有效性是电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。我们平时应对产生这些文件的计算机系统的相关资料和软件编码进行收集，并采取措施妥善保管;及时迁移另存数据，防止存储介质的过时。

三、文本型电子文件的归档

文书档案是卫生系统各单位档案工作的重要内容之一。计算机的应用使文书档案产生初期，即文件的产生便来自于电子文件计算机，文书档案多数以文本文件的形式存在，用文字处理软件(如WPS、Word等)生成，由字、词、数字或符号表达的文件，因此，文书档案就成为电子文件归档的重头戏。

首先对电子文件进行逻辑归档。在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区(如D区等)，建立一个总文件夹，可将其命名为“××医院归档电子文件”。在这个总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××医院××年度归档电子文件”。采用保管期限分类法，设立3个文件夹，分别将文件夹改名为“永久”、“长期”、“短期”。参见纸质档案的分类方法将其对应的文本型电子文件保存到相应的文件夹内。还需存放“说明文件”、“类目表文件”、“著录文件”信息。

同时生成的文本型电子文件归档文件目录注有文书登记号、文件标题、档号、类别代码等，是档案检索的重要工具，有利于迅速方便地检索电子档案具体内容。使查阅更加方便。

然后再进行物理归档。电子文件按规定的要求进行鉴定、分类、编号后，将已归档的电子文件集中、拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

四、声像等其他类型电子文件的归档

声像档案是以音响、图像等方式通过特殊载体记录各种信息的的电子档案。医疗单位在管理和业务活动中经常产生图文并貌的声像资料，它具有直观感、真实感，更具有说服力。将有保存价值的声像等其他类型的电子文件合理分类，按载体的不同种类进行分类组卷，再按保管期限的不同分开，同属一类的按归档时间顺序编号，并在卷内目录和文字说明中同时注明与纸质档案相对应的参见号。编制归档电子文件目录，建立登记入册手续。

五、电子文件的归档审核

各归档单位按照归档的项目对其进行相应的鉴定与检查，发现问题及时采取补救措施，全部鉴定合格后由分管归档管理工作的领导签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

医院档案管理数字化的发展紧随时代信息化建设这一历史洪流，实现档案管理数字化可以解放和发展生产力，提高档案管理利用的工作效率，充分利用好档案信息资源的优势，对医疗事业的建设和发展起着至关重要的作用。

参考文献：

1、包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社,2006.

2、张婧.档案工作指南[M].学苑出版社,2006.

3、汤毅,张贺.对医院档案实现现代管理的思考[J].中国医院管理,2004(6).

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