1.档案是“评估”的依据。人才培养工作水平评估中,专家组对学校进行了解的信息来源主要有两方面:一是查阅由学校提供的各项指标体系的原始资料;二是通过问卷调查、听取汇报、座谈、访谈、听课等形式获取有关信息。整个评估验收只有两三天时间,专家组要在这短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识了解,主要还是依靠查阅档案信息资料,通过手中收集掌握的档案信息材料,整理归纳出系列数据材料,最后做出符合学校实际的评估结论。因此,完整、系统、真实的档案资料是“评估”专家准确合理评价估量高校人才培养质量的重要依据。

2.“评估”促进了档案管理工作。由于档案在“评估”中的作用无可替代,所以通过“评估”也容易发现档案管理工作中的不足。可以说,人才培养工作水平评估既是对高校教育教学质量的综合评估,也是对高校档案管理工作的最好检验。“评估”之后,许多亲历了“评估”现场的教职工都不无感慨地说:档案工作真是太重要了!学校各级领导对档案工作也越来越重视,相继增加了资金投入,增添了人员配备,充实、更新了设施。档案工作的地位大大提高,全员的档案意识明显增强。

三、结合人才培养工作水平评估,进一步加强高校档案管理工作,提高管理质量和水平

1.加强领导,明确责任。进一步加强对档案工作的领导,理顺管理体制,完善管理制度,明确管理职责范围。把档案工作列入领导重要议事日程,纳入学校年度工作计划与管理目标中,并作为学校建设的一项重要任务来抓。科学划分二级院系档案类目,明确院系档案管理职责范围,加强对院系档案工作的监督和指导,定期开展对院系档案工作的督查,要有计划、有步骤、有针对性地对院系档案人员进行多种形式的教育、培训和指导,促使他们系统学习和掌握档案业务知识、业务技能,逐步实现工作理念、知识结构、工作技能的同步更新和提升。

2.加强宣传和教育,提升全员档案意识。加强档案有关法律法规的宣传和教育,强化全员建档、存档、用档意识,使全体教职员工真正认识到在日常工作及教学科研活动中形成的各类文件材料都是学校的信息资源和文化财富,必须及时完整地归档保存。档案人员要提高自身素质,增强服务意识,积极主动地为教职员工提供热情周到的档案信息服务,使每个教职员工的档案意识在利用档案信息的亲身经历中得到不断增强和升华。

3.加强管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高标准、符合“六防”要求的档案专用库房,提高计算机档案管理技术,充分利用计算机及网格技术逐步实现档案信息资源存储数字化、传递网络化、管理自动化、服务远程化以及信息资源共享和网上汇编资料的传送。积极探索利用途径,不断丰富检索工具,编制丰富的、适合高校当前发展需求的档案编研资料,使各类档案在服务高校教学、科研、管理等各项工作中发挥其最大效用。

参考文献:

[1]沈萍. 教学档案管理在人才培养工作 水平评估中的作用[J].连云港职业技术 学院学报,2005,(12).

[2]倪慧敏,敖杰男. 高校评估是档案工作 创新契机[J].现代软科学,2006,(2).

[3]卢清富. 新形势下如何提高高校档案 管理工作水平[J].内蒙古科技与经济, 2008,(21).□

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