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浅谈如何从人才培养工作水平评估看高校档案管理工作

论文关键词：人才培养工作水平评估 高等院校 档案管理

论文摘要：针对档案在服务人才培养工作水平评估中呈现的一些问题,从分析档案与“评估”之间的相互作用入手,论述了做好高校档案管理工作的重要性,提出了加强高校档案管理工作的新思路。

一、人才培养工作水平评估的目的意义及档案在服务人才培养工作水平评估中所暴露的问题

人才培养工作水平评估是教育部对全国高职院校加强宏观管理,以推动高职教育持续健康发展,不断提高人才培养质量的一种手段。然而,在 “评估”活动实际开展中却遇到了诸多问题,其中评估资料数量不足、内容不全、质量不高、查阅不便是各受评高校普遍存在的问题。分析其原因大致有以下几方面:

1.档案管理体制不健全、制度不完善,管理分散、混乱。随着办学规模的日益扩大和教育资源的有机整合,学校占地面积扩大、校区增多、校址分散,这无形中给档案管理增加了难度,加之有些领导档案意识淡薄,“重教学、轻档案”意识严重,在档案管理的体制上、制度上、职责划分、人员配备及资金投入上均未给予足够的重视,导致了档案管理体制不健全、制度不完善、职责不明确等问题,造成了实际工作中档案集中管理难、收集归档难、查找利用难的局面。

2.日常收集不完整、不齐全,整理不系统、不规范。有些高校在档案的收集、整理、分类上没有明确规定和要求,日常收集、整理及鉴定工作均由档案人员自行随意来完成,平时收集只重视红头文件,不重视各教学系部教学、科研活动材料,在划定文件材料的保管期限上也没有严格规定和统一标准,更缺乏长远的规划和打算,这些势必造成日后查找利用难的问题。

3.管理手段落后。有些高校在档案管理上计算机及网络技术薄弱,基本上还停留在手工管理模式上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使档案信息资源难以共享,档案利用效率不高。

这些问题都极大地影响了人才培养工作水平评估的顺利开展,有些高校为了能通过评估验收,不惜花费大量的人力、物力和财力来弥补档案的缺口,这既给学校造成了很大经济损失,也影响了正常教学工作秩序,同时也影响了档案的原始、真实性。

二、档案在人才培养工作水平评估中所起的作用及人才培养工作水平评估对高校档案管理工作产生的影响

档案是“评估”的基础。人才培养工作水平评估的主要方式是通过系统地搜集受评学校教育的主要信息,准确地了解受评学校情况,进行科学分析之后,对学校的办学水平和教育质量进行全面客观的评估。在人才培养工作水平评估指标体系中共有6个一级指标、15个二级指标和32个观测点及1个特色或创新项目,每个指标体系、每个项目都需要大量的佐证材料予以论证,而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此,完整、丰富、充实的档案资料是开展人才培养工作水平评估的基础。