我国的档案法规对有关机关档案工作的基本职能有明确规定，但由于受生产力发展的局限和传统习惯的影响，一些机关档案部门对归档纸质文件、纸质档案比较熟悉，管理也比较到位，而对不同载体的电子档案以及近几年派生出的与机关档案管理有密切关系的新事物，如文件中心、政务中心、电子商务等相对陌生。因此，必须进一步整合拓展机关档案管理职能。
第一，要参与信息数字化的设计和对归档电子文件的检测等工作。监督指导工作要向前延伸，不仅对电子文件材料归档工作监督指导，而且，要对电子文件的形成、鉴别、筛选提前介入，不断拓宽机关档案管理的职能。第二，要为本机关政务服务，也要为全局政务服务。要与政务中心紧密配合，互通有无，要加强与文件中心联系，了解文件中心的需求趋势，及时提供文件，使机关档案成为文件中心的主要来源。第三，拓展服务范围，借助电子政务建设的成果，全方位、高效率地开展政府机关自身和政府机关之间的管理与服务。面向社会组织和公众提供允许开放、公布的政务信息，满足社会各方面对政务信息日益增长的需求。第四，必须按数字化、网络化的要求规范机关档案管理的行为。随着电子政务建设日臻完善，今后，机关档案管理必须快速地由手工管理向电子管理转变，用先进的技术统领机关档案管理，改变那些传统落后的管理方式，使高新技术、网络平台和信息资源库在机关档案管理中得以广泛应用。第五，要按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务，同时，也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源，惠及子孙后代。