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水利水电工程电子文件的归档及管理利用之探究

摘要：本文对水利水电工程的档案特点、电子文件归档的范围和责任、电子文件的特点及主要内容和格式、电子文件的归档(移交)以及电子文件利用及管理进行了深入细致的研究，并且对电子文件归档及利用提出了合理化建议。

关键词：水电工程;电子文件;归档和移交;管理与利用

一、水利水电工程的档案特点

水利水电工程建设中除与建筑、电力、机械、水文、气象等专业联系紧密外还牵涉到农业、工业、交通、通信、市政、生态环境等各个方面，导致了归档的水利档案在种类上的多样性，包括水利水电工程建设档案、文书档案、财务档案、声像档案、设备档案等。水利水电工程按其建设过程包括工程项目提出可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档，施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。

工程项目档案包括工程建设的全过程，管理单位的文书档案包括党群、人劳、工会、审计等文件，这些档案包括了纸质和电子两种文件，其中有些文件只有纸质形式，如收到外单位的来文，验收签证等，有些文件只有电子形式，如邮件、外界报道、各种类型的数据库文件、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种文件归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子文件则根据电子文件档案管理规范管理外，为了保证有效的利用，根据电子文件的特点，通过实践经验，对电子文件采用两种格式归档的方式，取得了很好的效果。

二、制定电子文件归档的范围和责任

首先明确电子文件归档范围。各机关部门正式发文的文件及各类工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件应纳入归档范围，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、水土保持报告、工程地质勘察报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、施工图阶段、设计修改等有关文件。二是明确各部门兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间，保证电子文件及时归档及完整性。

三、电子文件的特点及主要内容和格式