档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从目前档案馆工作的现状来看其社会功能的发挥是不能令人满意的。主要表现在以下两个方面?
一、利用率低、利用范围狭窄
据笔者所知目前大多数档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的与国外档案馆的利用率无法相提并论?从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务为社会公众提供档案服务的比例很小。
二、社会对档案馆的认知程度差
人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。那么究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度阻碍了档案馆社会功能的实现呢?笔者认为有以下几点?
一、档案馆宣传工作没有到位
近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”档案馆工作人员更是如此只满足于踏踏实实地做好本职工作头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识从而影响到社会对档案馆的认知程度。
二、馆藏匮乏
面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆?尤其是区县级档案馆 馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看虽称得上“门类齐全”但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数科技档案、声像档案等却很少。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。
三、服务水平不高
档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。目前大多数档案馆的服务水平尚有待提高。主要表现在?
?一 利用方式单一
对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务?针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在嘴上”没有真正付诸实施。
?二 利用效率不高
这里所说的利用效率不是针对档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。
?三 编研工作缺乏成效
档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研产品但大部分为应付升级达标匆匆而就质量不高实用性不强利用范围狭窄利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。
上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能笔者认为应在以下几方面下功夫?
一、采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作
?一 组织宣传活动
近几年档案工作开展得有声有色面向公众而进行的形式不一的宣传活动此起彼伏。各级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。
二 借助新闻媒体的力量进行宣传
电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。
?三 创办刊物加强宣传
档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料?登载档案内容简介、介绍档案馆知识并在一定范围内发行以达到宣传档案馆的目的。
?四 设立宣传栏
档案馆在自家门前或选择适宜场地长期设立宣传栏将档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众也是一种行之有效的办法可大大加深社会公众对档案馆的认知程度。
除上述几种方法外档案馆还可根据中国的传统习俗在各类节日期间印制明信片、贺年片、日历卡等免费向社会公众散发尽可能地宣传档案馆工作。
笔者认为开展多种多样的宣传应遵循长期性的原则那种“轰轰烈烈一天默默无闻一年”的做法是收不到多少成效的。
二、做好档案馆各项业务工作充分发挥档案馆社会功能
档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。
?一 丰富馆藏、创造条件
没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远因而也一直是档案馆工作者乃至专家、学者关注的焦点。笔者认为目前在丰富馆藏工作中应着重注意以下二点?
1?丰富馆藏应注重质量
多少年来由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加。量的多少成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件从而导致了馆藏量的大幅度增加大部分无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名多年藏于库内留之无用弃之可惜既无助于档案价值的发挥也给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷在修改、完善有关规定的基础上将确实具有保存价值的档案收集进馆。
2?做好档案征集工作
征集是档案收集工作的主要方式也是丰富馆藏的重要途径。从实践上看征集工作不像接收工作那样受进馆年限的限制在时间的掌握上具有灵活性。另外征集工作范围较广不只是面对领导机关还要面向社会。所以通过征集方式进馆的档案从价值上来说更具有社会性这就为档案馆发挥社会功能奠定了基础。
开展征集工作是很艰难的它要求征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情?要有正确判定被征集档案价值的能力要及时收集有关信息确定征集目标?要掌握一定的心理学知识正确处理与被征集者的关系还要将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作只有这样才能保证征集工作的有效开展。
?二 做好档案开放工作
档案开放就是在无损国家和个人利益的前
题下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。
?三 提高编研工作水平
编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。从目前实际工作来看档案馆(尤其是区县级档案馆 编研工作水平有待提高。笔者认为应做到以下两点?
1?加强编研力量
编研工作开展起来周期长见效慢因此在一些档案馆未得到领导的高度重视。无论在机构的设置上、人员的配备上还是职能的安排上都存在着问题在一定程度上给编研工作的开发增加了难度。只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平。
2?提高编研产品质量
撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则。这一原则应贯穿编研工作的整个过程。
?四 运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作
电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点?
1?实现电子计算机检索提高工作效率
现在一部分档案馆虽然配备了电子计算机录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是由于适用的管理软件尚未出台?另一方面有些档案馆把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”尚未认识到实现计算机检索的迫切性。因而档案馆工作效率不高影响了其社会功能的实现。档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。
2?建立信息联网实现档案信息资源共享
档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现档案馆社会功能的最佳手段。笔者认为目前应做到两点第一档案系统内尽快实现三级联网。即市馆、区县馆、档案室三级联网使档案信息在较为广泛的范围内得以交流为档案价值的实现创造条件。第二尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。
?五 举办展览建立青少年爱国主义教育基地
近几年档案馆社会教育功能越来越受到重视举办展览建立爱国主义教育基地是发挥这一功能的主要方式。笔者认为举办展览应抓住时机配合国家大事或本区域的中心工作而开展同时应因地制宜不必拘泥于形式那种非要办出规模的想法是不切实际的。
三、进一步提高档案馆工作人员的素质
档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点?
?一 钻研业务提高工作水平
档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。
?二 塑造新时期档案馆工作者的新形象
现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位更好地实现档案馆的社会功能。
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