实现会计电算化,由电子计算机代替手工记账、算账,改变了传统的手工会计核算方式而大幅度提高会计工作效率,同时也给会计系统控制带来了新的问题和挑战,主要表现在以下几个方面:

1.增加了会计系统控制的对象。手工会计系统是通过授权、审批、不相容职务相分离等方法对财务人员实施控制。实现会计电算化后,财务人员只负责原始数据的收集、审核、录入记账凭证数据,账簿记录、编制会计报表等工作由计算机系统处理。这样,会计系统控制由对人的控制转变为对人和计算机的控制。

2.扩大了会计系统控制的范围。由于实现了会计电算化,会计系统控制不仅仅是对经济交易处理的控制,还包含了计算机系统开发、运行、维护过程中的控制,如系统程序修改控制、网络安全的控制等。

3.增加了会计系统控制的难度。手工会计系统中严格的会计凭证制度、会计账簿控制和财务会计报告控制,保留了各项经济交易处理的痕迹。实现会计电算化后,部分经济交易的处理过程、错误的更正几乎没有痕迹,从而增加了会计系统控制的难度。

三、完善高校电算化会计系统控制

有些实现会计电算化的高校只追求会计核算的工作效益,使各高校普通存在的财务人员紧缺问题得到缓解,常常忽视了电算化会计系统控制的建设,弱化了会计系统控制在内部控制中的作用。笔者就如何在电算化会计环境下完善会计系统控制建设,保证会计数据的真实性和完整性,提出下列几点建议:

1.加强会计系统开发、修改的控制。自行开发会计系统或购买商品化软件经领导授权审批后组织实施。计算机会计系统处理过程必须遵守《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计准则》等国家统一会计制度的规定,同时应遵循《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等有关会计电算化的标准和规范。为适应会计核算、管理、监督工作的要求需要对使用中的系统进行修改、升级的过程必须严格控制,计算机的操作人员不能参与系统的修改、升级工作。会计系统开发、修改的每一个环节都必须详细记录并打印后存档。

2.建全会计系统操作管理制度。不相容职务相分离是手工会计系统控制的重要手段,会计电算化后除原始数据的收集、审核外均由会计系统处理,因此必须建立会计系统操作管理制度来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制,才能保证会计系统的安全运行,一般包括以下内容:(1)计算机编制记账凭证、登记账簿、编制会计报表等会计核算的全过程不能由一个人操作,应当按照不相容职务相分离的原则制定计算机会计系统操作人员的工作职责和权限,并在会计系统用户管理的设置和具体的操作中严格执行。(2)原始凭证等会计数据必须经过审核、复核人员签章后才能录入计算机会计系统,数据录入员对输入数据有疑问的应及时核对,不能擅自修改。(3)记账凭证必须经过审核人员审核签章后才能由计算机会计系统登记会计账簿,如发现记账凭证内容有误,需按会计核算有关规定编制补充登记或负数冲正等凭证进行修改,并做好数据备份工作。

3.加强计算机硬件和软件管理。为了保证会计系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患,必须加强计算机硬件和软件的管理,一般包括以下内容:(1)机房要安装安全供电系统、防火、防辐射和防电磁波干扰等设备,无关人员不能随便进入机房,操作人员开机后不能擅自离开工作现场。(2)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据,不准把外来的软盘带进机房拷贝,禁止在计算机上玩游戏,计算机要安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除病毒。

4.完善会计档案管理制度。实行会计电算化后,会计档案存储介质的改变和管理范围的扩大,对会计档案管理的要求也相应提高,打印输出的凭证、账簿、报表及其电子文档应当按照《会计档案管理办法》的规定进行保管,会计系统的开发、修改等形成的所有文档资料均应按照会计档案管理的要求管理,对存有会计数据的磁性介质应存放在防潮防磁的容器内妥善保管。

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