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试论秘书的无约接待论文

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2014-11-18

2.客人来访目的多样性和无法预测性。无约接待不同于有约接待,秘书会提前知道客人来访的目的,并根据其目的做好充分的准备工作,尽量做到接待工作的完满和万无一失。而无约接待由于客人到来之前没有给组织和秘书任何的来访提示,是贸然来访,所以秘书无法提前预测客人来访的真正目的,是属于常规的业务工作的来访,还是非常规的来访,是受欢迎的客人,还是不受欢迎的客人,所有的这些秘书都一概不知,所以无法做好接待前的准备工作,这无形当中增加了接待的难度。这就需要秘书具备较高素养,娴熟的接待技巧,临场发挥,随机应变,机敏应对。

3.接待方式方法的多样性和技巧性。由于客人的身份地位的复杂性和来访目的的多样性,就决定了秘书在接待的时候不能采用相同的接待方法,或者自己解决客人的问题,或者让相关领导接待客人,或者替领导挡驾等等,要具体情况具体分析,不能一刀切。另外,由于无约接待的无法预测性以及客源的复杂性,所有的这些都要求秘书有一定的接待技巧,才能保证让客人满意,让领导放心、满意。

(二)无约接待的基本作用

1.保障作用。社会组织一直处于与其他组织和个人的交往之中,有交往就有接待,接待以交往为前提并为交往提供保障。而无约接待是秘书接待工作的重要组成部分,搞无约接待工作,一方面不仅可以保障组织的正常交往、运转,另一方面还可以替领导排忧解难,保障领导的正常工作不受干扰。

2.公关作用。秘书人员在无约接待工作中,同时也发挥着公关工作的作用。接待工作质量的好坏,客人的满意与否,不仅关系秘书人员的个人形象,同时更在塑造着组织的形象。

3.信息收集与沟通作用。在无约接待工作中,秘书人员要与来访的客人交谈、沟通、交流,既要向对方传递其所需信息,又要从对方了解情况、收集信息,必要时还要向领导和有关部门传递信息。

编辑老师为大家整理了试论秘书的无约接待,希望对大家有所帮助。

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