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一、公文的定义

关于公文的定义，现行党和国家的公文法规中都有明确具体的表述。2000年8月24日，《国家行政机关公文处理办法》第二条明确规定：行政机关的公文(包括电报)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。1996年5月3日，中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第二条明确界定：党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。这两者均为狭义的定义，仅适用于我国现行党政机关。据此类推，广义的公文定义扩展表述为：“公文，是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。”

二、公文的类别

可按所起作用、行文关系、制发机关、来源及发出使用范围、内容的重要程度、送达和办理时间要求等六个方面划分，常用的分类有两种。

1、根据所起作用不同，可分为：

(1)法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。

(2)计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。

(3)指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。

(4)陈述性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。

(5)请示答复性公文。如请示、批复、复函等。

(6)沟通情况性公文。如通报、简报等。

(7)宣传教育性公文。如讲话稿、通告等。

(8)商洽性公文。如函等。

2、根据不同的行文关系，可分为：

(1)上行公文。如请示、报告、意见等。

(2)下行公文。如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。

(3)平行公文。如函等。

三、公文的特性

1、作用的策令性。策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治的作用。

2、特有的严密程式性。严密程式体现了政治集团的权限和从属关系。程式性指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。公文构成的三要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符，是其他所有文体都不具备的。

3、撰拟的专任性。包括两种形式，一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文;二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。

4、严格的时间性与特有的时效性。时间性，决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率，这也是当前机关行政效能建设的一项重要内容。时效性，所有文件均以“成文日期”作为生效时间，也即是公文公章“骑年盖月”的那个时间，非版记印制时间。

5、实实在在的真实性。为什么要概括成这样一句正确的废话?实在又真实?原因在于公文的真实性，要符合本单位的实际，不是“天马行空”，也不是“无法无边”，是事实真实与方针政策真实的有机统一。

6、作者与阅者的特定性。

此外，值得一提的是，从1988年以来，国家先后两次发布与公文处理法规相配套的公文格式标准。一是由国家技术监督局1988年9月5日发布的《国家机关公文格式》(GB/T9704—1988)，该标准适合于各级党政机关制发的公文。二是由国务院办公厅提出、由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)，该标准在1988年的基础上作了很大修订，而且靠拢了国际标准，显得更加科学、严谨、完备，也正是今天印发的会议资料之一。

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