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【试题重现】你们单位的业务取得良好的业绩，将邀请外部的业务关联单位参加一次业务推广和欢迎的招待会，现在由你来负责通知参会人员，你该如何进行?(福建省面试真题)

【参考答案】通知参会人员是保障业务推广活动顺利进行的重要环节，我一定会本着负责任的态度，积极和领导沟通，将参会人员通知到位，圆满完成工作。为此，我会从以下几个方面开展工作：

第一，听从领导的指示，弄清楚招待会召开的时间、地点，确保通知的及时，此外还要联系各个单位的负责人，核实参会人员的具体状况，包括人员的人数、职位等，以方便招待会的座次安排和请柬制作。

第二，对参会人员的情况进行归类，分类的依据可以根据距离我公司地点的远近、业务的不同等进行科学划分。在通知过程中，要和对方单位负责人充分沟通，提前三天通过发送请柬、电话或是邮件的形式通知参会人员，以确保参会人员有足够的时间做准备，针对一些较远的参会人员，可以根据具体的情况，提前安排就近住宿。

第三，为确保每位参会人员能够按时到场，在开会前一天，我会再次打电话确认参会人员是否通知到位，并对参会人员提出的临时要求进行妥善处理，以确保会议的安排有序。

第四，通知工作完成之后，将参会人员通知的具体情况形成书面报告，向领导汇报并听取意见，没有做到位的工作要尽快改正。同时，根据领导指示，参与招待会的其他工作，为招待会的圆满举行尽自己的努力。

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