九忌不可出现语病。各种语病在公文标题中都有可能出现，比如搭配不当，语序不当，成分残缺，成分多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑知识加以改正。如：《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》，这个标题动宾搭配失当，文种使用不当：“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品生产”而不能是“若干措施”;若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应将“通知”改为“决定”。《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》，这个标题有多项错误：一是动宾搭配不当，“加强”的宾语应是“保卫工作”而不能是‘若干问题”;二是“若干问题”不能限定“试行意见”;三是“意见”属于导向性和参考性文书，不具有强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

十忌不可随意省略或错用介词“关于”。介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意省略，而且位置必须正确。如(举例)《××局优先提高办公室生活待遇的通知》，缺少“关于”，应在“××局”后加上“关于”;《关于××市财政局向××市物价局联系临时住房问题的函》，“关于”位置不当，应将“关于”移至“财政局”后。“关于”滥用主要表现在层层转发的公文标题中，如《××关于转发××关于××的通知》，前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者，省略“关于”不会产生歧义。但在两个“关于”相距较远且不大拗口的情况下，则以不省略为好。

十一忌不可滥用或错用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。”公文标题中赘加或错用标点符号的问题一直比较严重。其主要表现，一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号，如《××省人民政府关于学习宣传“中华人民共和国森林法”的通知》，应把引号改为书名号;二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号，如《××县人民政府批转县经委〈关于加快经济适用房建设的意见〉的通知》，其中“意见”不属于法规，应去掉书名符号;三是不必使用其他标点符号而随意使用，如《××县劳动局关于推荐订购企业二、三级人员定额定员方法讲座录像片的函》，其中的顿号不能使用;四是标点符号标错位置，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府关于转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

十二忌不可不讲究文字排列。标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。许多公文标题在文字排列上很不讲究，主要病误是未能尽量保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称。有的将一个合成词拆开排成两行，有的行与行字数相差悬殊，有的因排列不当造成错误语意等等。

(二)汉字的使用规范。

1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如，一律，二倍体，四书五经，五四运动，十一届三中全会，十届全国人大三次会议。

2、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，期间不能用顿号“、”隔开，如，三五天，两三人，十之八九不能写成三、五天，两、三人，十之八、九。

3、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组的数字要求使用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“•”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。是否使用引号，视事件的知名度而言。如五四运动，“一二•九”运动，“九一三”事件。

4、概数、约数数字的书写。概率(或模糊)数字在文件中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”;80%以上或接近80%，不能写成“接近80%以上”等。

5、文章标题序号标写问题。根据国务院的统一规定，文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式是，第一层为“一、”，第层二“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

6、关于语序的问题。句子中使用的定语、状语等中心词修饰不当，容易产生语义混乱。如“今天，我们学了两个国务院文件”，这里用“两个”修饰国务院显然是不对的，国务院只有一个，修饰的应该是文件，应改为“今天，我们学习了国务院的两个文件。”常见的还有“原国务院总理朱容基参加了座谈会。”此处，“原”修饰的应该是“总理”，国务院没有原来和现在之分，应改为“国务院原总理朱容基参加了座谈会”。

同时，还有主体变化，侧重点相应转移。

(三)引用规范。

常见的引用病误，主要有以下几种：

1、引用不规范。例如，有一份通知的开头是：“根据市委(2004)6号文件的要求……”根据《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第三项的规定，引用公文“应当先引标题，后引发文字号”。公文中如涉及对有关法律、法规的引用，必须注意写其全称或规范性简称，不能随意裁剪。例如，我们经常碰见的行政执法中会用到法律、法规，如行政起诉方面的，此时不能用口语里的“根据《行诉法》第某条，”而应改为《中华人民共和国行政诉讼法》或我国《行政诉讼法》。

2、引用不准确。不能因为文件标题较长，在引用时就滥行省略，以免影响其准确性。

3、引用不得体。主要有两方面的表现。其一是所因内容与上下文之间的衔接不够紧凑，给人以不协调感。例如有一篇题为《在改革中探索发展县办工业的新路子》的调查报告，其中有这样一段文字：“我市十个县办工业是在原来手工业社的基础上，在大跃进和大办农业时期，围绕为农业服务这个中心，用土法上马、因陋就简的方法发展起来的。毛泽东同志指出：没有什么困难可以阻碍人的前进，只要奋斗，加以坚持，困难就赶跑了……”此例所引毛泽东同志的指示，目的在于说明该市十个县办工业克服困难、艰苦创业的斗争精神，但与上下文意不连贯，引用是多余的，应将其删掉。

其二是引用有损公文的庄严风格。例如《中共××市纪律检查委员会关于严肃处理××贪污问题的通报》中有一段文字：“作为党员领导干部，本应以身作则，克己奉公，用人民给的权力，忠实地为人民创业造福。而××相反，他无视党纪国法，采用多种手段，与人合伙贪污人民币×万元，真可谓电线杆上绑鸡毛—掸(胆)子不小。”此引用歇后语与通报文体的性质要求不协调，有损于该文体的庄重性和严肃性，应将其删掉。

4、引用无序。公文中涉及对有关公文或经典著作的版次、卷次、页数、法律、法规条款项目等的引用，一定要注意顺序。譬如刚才讲的引用有关公文或文件的注意事项。又如对版次、卷次、页数的引用，如引用《邓小平文选》的某段话，应标注为(《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39页)。再如，对法律条款的引用，应是“条、款、项”的顺序。